Dans le cadre actuel de mon poste, j’effectue :• l’accueil téléphonique et physique des étudiants français et étrangers• leur suivi administratif de la sélection à la délivrance de leur diplôme (vérification, tri, classement et transmission des dossiers d’étudiants, rédaction des courriers et des messages électroniques, diffusion des circulaires, suivi des absences, organisation des épreuves d’examen, établissement des relevés de note et des procès-verbaux de jury)• leur suivi financier (devis, remplissage de dossiers de demandes de financement, de demandes de CIF, de bourses Erasmus, création d’échéanciers, facturation)• le suivi des formations (élaboration du planning des enseignements en collaboration avec les responsables, installation du matériel, établissement des listes d’émargement, des attestations de présence) et des intervenants extérieurs (déclaration à l’URSSAF, établissement des contrats d’embauche, accueil, suivi des présences)• la traduction orale des interventions étrangères en anglais et en allemand ainsi que de la présentation des travaux de nos étudiants lors d’un voyage d’études en avril à Ostrava dans le cadre de l’Université de Printemps organisé par l’ERIS (European Research Institute for Social work) à Ostrava en République Tchèque.

Durant cette période de temps, différentes missions m'ont été confiées : En tant que secrétaire des Etudes, j’ai été est à l’interface des élèves-ingénieurs et de l'équipe enseignante pédagogique. Mon poste consistait aux• suivi de 2 promotions d'étudiants • élaboration des fiches pédagogiques, inscriptions pédagogiques et répartition des étudiants par groupe• gestion de la scolarité de l’étudiant (accueil quotidien, affichages divers, communication par mails)• organisation des examens (collecte des sujets, reprographie, gestion des salles…)• saisie des notes, organisation des consultations de copie, préparation des jurys et affichage des résultatsen tant que secrétaire des stages (mi-temps) : • traitement et suivi des conventions de stage• organisation des soutenances de fin d’étude avec convocation du juryen tant secrétaire de l’association des anciens (mi-temps) : • suivi des inscriptions avec mise à jour régulière du fichier• réception et dispatching des offres d’emploi• participation à des réunions avec rédaction du compte-rendu• organisation de l’assemblée générale annuelle.en tant que secrétaire de l’ISFRADA formation en partenariat avec la Roumanie (mi-temps) : • J’ai secondé la Responsable de la formation dans sa rédaction de comptes rendus de réunion• Je l’ai aidé à remplir des dossiers de demande de financement• J’ai organisé un système de classement de ses documents.

- Accueil téléphonique- Elaboration de devis techniques- Remplissage de dossiers d'appels d'offre.

- Accueil et standard en français, allemand et anglais- Saisie et suivi des commandes France et Export- Gestion des dossiers export vers l’Allemagne.

Je devais seconder un conseiller commercial en assurant :- Prospection téléphonique, mailings et prise de rendez-vous- Suivi des dossiers avant et après la visite du conseiller- Etablissement de devis et frappe d’offres commerciales- Etablissement des statistiques mensuelles du conseiller.

- Réponse à environ 300 à 400 appels téléphoniques journaliers en suivant les consignes spécifiques d'environ 200 à 300 clients- Mémorisation du message et transmission de celui-ci au retour du client ou par mail- Planification à l'aide d'un programme informatique de l'agenda de certains clients, essentiellement des docteurs.- Travail ponctuel de dactylographie et de mise en page (par exemple, frappe des rapports d'une enquêtrice sociale, de curriculum vitae, etc...).

La structure étant très petite, le poste était très polyvalent :- Accueil téléphonique et physique des clients et des fournisseurs- Ouverture et dispatching du courrier- Etablissement des devis- Suivi des commandes