- Administrative support to the team- US and European's Compliances (TTB, FDA, Customs...)- Direct contacts with worldwide producers- Sample's logistic & wine analysis- Wine's critics submissions...

• Établir des contrats de travail et procédures de fin de contrats• Collecter les éléments d'activité du personnel• Préparer les éléments constitutifs de la paie• Réaliser un suivi administratif du personnel• Organiser la logistique des recrutements et des formations• Organiser la gestion des locaux (relations avec les prestataires, commandes fournitures, maintenance du site, gestion des parcs informatique et téléphonique…)• Rédiger les compte-rendu de réunions • Gérer les agendas, organiser les déplacements et réserver les salles de réunion• Accueillir une clientèle, assurer un accueil téléphonique et renseigner un client• Réaliser la gestion administrative du courrier• Suivre les mails de la direction et rediriger et répondre aux mails (demande de stage, prise de rendez vous, etc...)• Remplacer et aider l'assistante comptable lors de ses congés et pic d'activité, sur les activités de saisie, règlements, rapprochement.

> Assister les responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...)> Organiser et coordonner les informations internes et externes confidentielles, liées au fonctionnement de la structure> Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).

Gestion financière et comptable : suivi des conventions, établissement et paiement des factures, gestion des cotisations, préparation éléments comptables, vérification notes de frais Services généraux : gestion des fournitures, des consommables et suivi des stocks, gestion des prestataires, gestion de la maintenance (photocopies, machine à affranchir,…), suivi du parc informatique et téléphonique Etablissement et rédaction des procédures internes Supervision administrative : suivi des congés et absences, gestion des chèques déjeuner Organisation et logistique des assemblées générales et journées adhérents et support logistique et organisationnel du service communication Préparation des conseils d’administration : organisation logistique, mise en forme des documents, élaboration du compte-rendu Gestion, organisation et logistique des 2 déménagements Gestion de la base de données Traitement et coordination de l’information : revue de presse, veille Coordination d’une assistante de direction en alternance et de stagiaires Support administratif de l’équipe de 40 personnes, dont le délégué général : filtrage des appels, préparation et organisation des déplacements de l’équipe, rédaction de courriers

Sélection des appels d’offres de concours conformément aux critères prédéfinisPréparation des dossiers de réponses aux appels d’offre standard téléphonique, organisation des voyages, rédaction de courriers

Entreprise de fabrication et distribution de produits chimiques pour l’industrie papetière; ParisInterface commerciale et après-vente clients : prise de commandes et suivi courriers clients, élaboration factures, préparation devis, rédaction fiches techniques et documentation, extrapolation statistiquesAssistanat du directeur : filtrage des appels et des emails, rédaction de courriers, gestion d’agenda et des déplacements

Adaptation à un environnement culturel et professionnel internationalSupervision des assistantes locales des différents bureaux et management de 2 assistantes sur Hongkong, participation au recrutement et formation du nouveau personnel administratifInterface avec les clients : gestion des litiges, renseignements sur les planningsRédaction des procédures internes, inspection, auditeur interne ISO 9001Formalisation contrats (français et anglais) et/ou cahier des charges clients Création de présentations marketing (PowerPoint) Gestion des plannings de production et suivi des commandes Assistanat du directeur : filtrage des appels et des emails, rédaction de courriers, gestion d’agenda et des déplacements