Clotilde Pigrée Email and Phone Number

Accueil et prise en charge des clients (check-in, check-out et pendant leurs séjours)Gestion du courrier Recrutement des collaborateurs, formation, et suivi de leurs parcoursMise en place et gestion du planning Contrats, avenants aux contrats, primes, déclaration à l'URSAFF, ADP, vérification des titres de séjours.. etc... Suivi débiteurs, éditions des factures & relances si besoinPointage des virements reçus & Rapprochement bancaireGestion des groupes (facturation, et communication avec les réservataires)Gestion des impayés en relation avec le service comptable au siège Communication entre tous les services du site (direction, réception, ménage, pdj, technique)Mailing, archivageCommande fournitures (que ce soit pour la réception, service technique, pdj, ou ménage si besoin)Mise en place de process, notes de servicesRéorganisation interne des bureauxOrganisation des réunions trimestrielles des équipes & comptes rendusCommunication régulière avec le siège, notamment avec la RM dédiée au site pour tout le côté pricing& objectifs à mettre en place pour les équipes pour atteindre les chiffres demandés.Vérification de la caisse journalière et rapport comptable tous les dix jours au siège Prise de rendez-vous avec les différents prestataires de service pour l'entretien de l'établissement (l'ascenseur, la climatisation, etc...) et mise en relation avec eux pour la partie comptable.Gestion des litigesResponsable RSE sur site avec mon directeur (mise en place des process, formation des équipes etc..)Organisation d'évènements pour les clients & les collaborateurs (différents apéros à thème, bowling, etc...)Mise en place d'un compte instagram avec l'apprentie et d'une page facebook.

- Recrutement de nouveaux salariés (prospection, entretiens et compte rendu à la hiérarchie)- Recherche de bureaux- Mise à jour de quelques documents administratifs- Assistanat personnel de la directrice- Mailing

Accueil et prise en charge des clients (check-in, check-out et pendant leurs séjours)Recrutement des collaborateurs, formation, et suivi de leurs parcoursSuivi débiteurs, éditions des factures & relances si besoinInter-communication entre tous les services (direction, réception, ménage, pdj, technique)Mailing, archivageCommande fournitures (que ce soit pour la réception, service technique, pdj, ou ménage si besoin)Mise en place de process Réorganisation interne des bureauxOrganisation des réunions trimestrielles des équipes & comptes rendusCommunication régulière avec le siège, notamment avec la RM dédiée au site pour tout le côté pricing& objectifs à mettre en place pour les équipes pour atteindre les chiffres demandés.Vérification de la caisse journalière et rapport comptable tous les dix jours au siège Prise de rendez-vous avec les différents prestataires de service pour l'entretien de l'établissement (l'ascenseur, la climatisation, etc...) et mise en relation avec eux pour la partie comptable.Gestion du parking (facture mensuelle envoyée et relances effectuées auprès des clients)Gestion des litiges

- Gestion, suivis et relances de la facturation clients (hotels & sociétés de productions) : . facture de commission . facture d'acompte . facture de provision . facture - Participation à la mise en place d'une partie du nouveau logiciel- Elaboration et organisation administrative des dossiers clients - Collaboration Inter-Services : - Service commercial - Service Administratif - Direction- Gestion de la relation client en France et à l'international

-gérer les facturations des clients "longs séjours" avec une prise de contact avec leurs réservataires si besoin pour s'assurer du bon déroulement de leurs séjours. - gestion des réservations groupes & individuelles. -connaître et savoir accéder aux extranets et au channel manager. (comprendre les tarifs, les conditions de vente et d'annulation)- s'occuper des factures débiteurs et des relances si besoin. - accueil des groupes- gestion des litiges & plaintes clients -gérer les facturations des clients parkings (certains clients réservent des parkings à l'année). -gestion & planning du travail de la journée des femmes de chambre. -prise de commande de viennoiseries et jus de fruits pour les petits-déjeuners. - formation des équipes - mise en place d'un livret d'accueil pour les nouveaux arrivants dans l'équipe

Check-in, check-out en anglais, français & espagnol-vérifier chaque réservation en arrivée ou en départ du jour, et du lendemain. -gérer les no-shows-gérer les overbookings quand il y en a lors des périodes de grande influence. -gérer les facturations des clients "longs séjours" avec une prise de contact avec leurs réservataires si besoin pour s'assurer du bon déroulement de leurs séjours. -préparation des groupes (rooming-list, facturation, et contact avec les réservataires)-prise de réservation par téléphone& par email en anglais & en français. -mailing (répondre à toute demande de clients et autre)- archivage. -connaître et savoir accéder aux extranets et au channel manager. (comprendre les tarifs, les conditions de vente et d'annulation)- s'occuper des factures débiteurs et des relances si besoin. -gérer l'attribution des chambres avant l'arrivée des clients en fonction des demandes particulières de la journée. (groupes, lit bébé, anniversaire de mariage, demande de balcon etc..)-prendre contact avec le service technique en cas de besoin.

-gérer les appels téléphoniques internes et externes de l'hôtel en anglais. -savoir à qui transférer les appels et les mails si besoin. -mettre à jour les profils clients sur le PMS Protel. -interagir entre l'équipe technique et l'équipe housekeeping avec le talkie en anglais. (prévenir l'équipe technique des problèmes qui pourraient subvenir dans les chambres ou dans l'établissement en général) et reporter chaque incident sur un tableau excel. -être en contact avec l'équipe de réception en cas de besoin.(demande particulière d'un client par exemple)

Prendre les réservations individuelles, et envoyer les confirmations aux clients • Veiller à apporter un service attentionné et personnalisé à la clientèle lors des demandes de réservations, modifications• Optimiser les ventes et maximiser l'occupation et les revenus des chambres de l'hôtel en accord avec la politique Yield• Suivre les dossiers en étroite collaboration avec tous les services concernés• Effectuer les contrôles de journée• Classer les documents (télécopies, mails, correspondances clients, archivage…)