Intégrateur systèmes et réseaux

• Gérer les agendas complexes, réserver les salles de réunion et organiser les déplacements• Superviser les affaires courantes : commande fournitures, relations fournisseurset prestataires, parc informatique avec l’infogérance, flotte téléphonie et copieurs• Choisir les prestataires et suivre les relations • Organiser, préparer et suivre les évènements internes et les séminaires clients : recherches lieux et animations pour les soirées annuelles en accord avec le budget• Suivre les entrées et les sorties des collaborateurs : accueil, présentation et sensibilisation aux procédures internes• Régler les problématiques et les besoins du quotidien des collaborateurs• Veiller au bon ordre/entretien des locaux et gérer les relations avec le bailleur• Préparer les documents administratifs pour les dépôts d’appels d’offre• Planifier et organiser les entretiens de candidats pour le recrutement• Coordonner la migration des fournisseurs : recensement contrats actifs et fournisseurs récurrents OpusLine pour intégration dans les procédures Accenture suite au rachat

• Gestion de l'interface entre les avocats et les secrétaires : - Participer aux réunions hebdomadaires de travail avec les avocats, - Mettre en œuvre les décisions actées et répartir les tâches du secrétariat, - Rédiger / diffuser les notes d'information et veiller au respect des procédures.• Gestion du secrétariat : - Gérer les moyens généraux (abonnements, fournitures) et le suivi des dossiers - Superviser les relations contractuelles et opérationnelles avec les prestataires, - Rédiger les correspondances, les notes et les comptes rendus, - Établir la facturation, les relances client et enregistrer les encaissements, - Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord et les statistiques, - Réaliser les démarches auprès des Tribunaux et les échanges avec les partenaires judiciaires.• Ressources Humaines : - Manager une équipe, - Mettre en place et assurer le recrutement des standardistes et des secrétaires (définition de profil, sélection des candidatures et réalisation d’entretien), - Participer à la gestion du personnel et organiser les congés.• Communication : - Superviser la création et les mises à jour du site internet (chef de projet), - Mettre à jour et assurer la gestion de la base de données du site, - Préparer et diffuser une newsletter via un outil de gestion, - Concevoir des supports de communication (plaquette, cartes de vœux, têtes de lettre…) et coordonner la réalisation avec les imprimeurs, - Réaliser les supports d’intervention aux colloques (slides), - Coordonner les publications et les insertions dans les annuaires et les guides spécialisés.