Officemanager
CurrentVerantwoordelijkheden, werkzaamheden en taken:•ondersteuning van zes directeuren bij de dagelijkse werkzaamheden; •geeft leiding aan secretariaat, receptie en kantine (6 medewerkers); •organiseert van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen, bijeenkomsten, recepties & beurzen;•bereid vergaderingen en bijeenkomsten voor, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij, attendeert op bijzondere aandachtspunten, notuleert, verzorgt inhoudelijk de verslaglegging en bewaakt de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Signaleert knelpunten en doet voorstellen voor oplossingen; •verzorgt de correspondentie en concipieert brieven over algemene aangelegenheden zelfstandig en over meer specifieke zaken op globale aanwijzing v/d directeuren; •houd de agenda v/d directeuren bij, bewaakt deze en controleert op het nakomen van de afspraken; •houd het werkarchief v/d directeuren bij voor het leveren van gerichte managementinformatie, voortgangsrapportage, enz, completeert de dossiers;•fungeert als 1e aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe instanties en personen over aangelegenheden binnen de organisatie en over inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen; •bereid voor, ontvangt en begeleid bezoek; •stelt gegevens en overzichten t.b.v. periodieke presentaties, verslagen, folders en beleidsstukken samen.;•faciliteert en draagt zorg voor de interne gang van zaken m.b.t. voorraadbeheer, bestellingen en huishoudelijke aangelegenheden;•verantwoordelijk voor uitbrengen personeelsblad van BTE in samenwerking met eventuele externe partijen;•verantwoordelijk voor actualiteit intranet en website BTE; •schrijft inkomende post in + verspreid deze onder collega’s;•verleent (secretariële) ondersteuning aan overige medewerkers BTE.
