Asistente Ejecutiva Nivel Dirección
Apoyar a los Directivos en:Manejo de agenda del Director del negocio. Diseño de presentaciones para reuniones internas de los Directivos. Soporte de suministros y servicios de cafetería para las diferentes reuniones internas y externas del negocio. Arreglos de viaje (hospedaje, avión y traslados) tanto para los Directivos del negocio como de las Holding y otros visitantes. Ejecución de una comunicación efectiva con proveedores. Creación de requisiciones de compra para pago a proveedores de los servicios proporcionados al negocio.Elaboración y revisión de cuentas de gastos de los Directivos para asegurar que se hayan registrado correctamente en el sistema Concur de acuerdo con la política de viajes y así poder enviar a aprobación. Cotejar estados de cuenta de las tarjetas corporativas vs cuentas de gastos de mis supervisores. Dar seguimiento continuo para que los empleados contratistas aplicaran la política de viajes de la compañía. Diseñar la programación del calendario de asistencias a las diferentes reuniones de seguridad. Coordinación en la logística de video conferencias a nivel Latino América y a nivel región (México, Andinos, Centroamérica y Caribe), así como las audio conferencias en las juntas de consejo con las Holding. Apoyo al Analista Financiero con el registro de facturas de clientes en el sistema SAP R2.• Logré que los pagos a proveedores se agilizaran de 8 a 5 días a través de un mejor uso de las herramientas como SRM y SAP R3.• Eficiente un 50% el tiempo de respuesta para delegar límites de autoridad de acuerdo con los requerimientos de los supervisores del negocio. • Reduje un 30% el tiempo de registro (aproximadamente 2 días) de las facturas de clientes en el sistema SAP R2, logrando que el Analista Financiero obtuviera estos registros en tiempo para el cierre mensual.
