✓Contribue à la clôture de l'exercice✓Assister l'équipe le montage et le suivi de dossier de financement✓Mettre en place et gérer des tableaux de bord de suivi des financements✓Participer à l'élaboration du budget et assurer le suivi et le contrôle de son exécution✓Assurer le suivi de trésorerie✓Assurer l'interface avec les partenaires externes de l'association (Expert comptable, commissaire aux comptes, banque etc.)✓Mettre en œuvre les procédures de contrôle de gestion✓Apporter un éclairage budgétaire lors de réunions techniques✓Suprviser le suivi et l'archivage des factures et des pièces comptables et la production des documents comptables✓Assurer le suivi de la production des documents comptables en lien avec la trésorerie

Responsable de la performance des services opérationnels de site. Tout en développant une vision stratégique, veille à la bonne marche, en pilotant les équipes qui me sont rattachées.Élaborer un tableau de bord des activités à soumettre au Manager ou au Coordonnateur Financier;Définir les objectifs de chacun des départements sous son autorité (accueil, promotion, communication, formation etc.) et définir les moyens et ressources pour les atteindre;coordonner les activités des différents départements sous sa supervision afin de permettreune synergie entre eux et un meilleur partage des informations ;Faire des propositions pour des réformes permettant de faciliter et raccourcir les délais desopérations ;accompagner les Antennes Régionales ou les sous bureaux dans leur renforcement encapacité et en offre de services ;manager et motiver les équipes afin d’attirer les investisseurs, accroître les investissements etaccroître la visibilité de sous bureau sur le plan national et international;identifier, élaborer des fiches de présentation de projets/missions et de propositionsd’intervention ;Evaluer et assurer le suivi des différents projets/missions ;procéder à la mise en place d’un portefeuille opérationnel et dynamique par secteur d’activité,domaine d’intervention, et/ou par pays ;Participer au comité de Direction.

Responsable des Finances et Comptabilités:Tenir le livre de caisse et s’assurer que toutes les transactions sont enregistrées quotidiennement et s'assure que toutes les règles et procédures sont en conformités avec les règles, les procédures et les exigences de l’organisation et des bailleurs.Contrôler et suivre l’état financier de l’Organisation, renseigner et faire évaluer les documents qui permettent ce suivi, aider à la construction des indicateurs et au reporting.Contrôle des factures et règlements des fournisseurs.Archivage des documents : Scanne et Classement.Veiller au respect du calendrier des principales échéances des activités financières.Suivre les projets d’un point de vue économique et financier.Dirige les préparations et l'approbation de tous les rapports financiers des donateurs en respectant les exigences comptables, légales et contractuelles et s'assure de la vérification de ces rapports par le DP et le Contrôleur Régional avant leur soumission.Met en place le calendrier et accompli ou supervise le déroulement des audits de contrôle interne et initie des actions nécessaires à la correction des faiblesses du contrôle interne.Facilite et coordonne les audits externes et interne des donateurs.Veille à la protection des biens (caisse, inventaire …) par l'application des règles et procédures de contrôle interne.S'informe des exigences du gouvernement en matière de finance et s’assure de la conformité avec les taxes et autre exigences légales.Supervise la préparation de la demande de transfert d'argent (Cash Transfer Request) au siège de l’organisation.Préparer les bordereaux financiers et des comptesVeiller à ce que chaque transaction soit couverte par un document de support.Grouper et coller les reçus en fonction du budget et des comptes du budget ; payer les différentes factures d’eau.S’assurer que les avances de programme sont remboursées avant la clôture des comptes.Préparer la réconciliation mensuelle pour tous les livres tenus.

Responsable des Ressources Humaines:Définir, assurer la gestion administrative des contrats du personnel national et averti en avance le Chef de base de leur date d’expiration ainsi celle des périodes d’essai.Suivre le processus d’intégration des nouveaux embauchés et des démarches administratives associées.Vérifier le renseignement des outils de suivi du temps de travail.Eventuellement, aider à l’organisation pour participer à des évènements externes (Salon, Conférence) ainsi qu’à la réalisation de documents Template et de visuels (Répartir son travail en fonction des délais, des flux et des priorités. Assister au recrutement du personnel des autres services.S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bon et due forme.Préparer le budget Administratif annuel en collaboration avec les différents responsables des services concernés.Contrôler si chaque employé à un dossier complet, dont le contenu correspond au check List y relatifS’assurer que tous les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations.Tenir la fiche de présence pour tout le personnel.Enregistrer les congés officiels et de circonstances.Préparer toute documentation pour le paiement des cotisations et des taxes.Faire le monitoring des absences.Faire le suivi des dossiers administratifs et les enregistrer à la CNSS et l’ACFPEClasser par ordre chronologique les dossiers administratifs et ceux du personnel

Responsable Administratif:Classer les documents administratifsS’assurer que toutes les fournitures de bureau sont disponibles S’assurer que tout travailleur qui voyage pour des raisons de service possède un ordre de mission.Proposer ou former le personnel sous notre responsable si le besoin se fait sentir.Traitement des factures de réparation en litige (mis à disposition + transmission pour règlement)Insertion de documents dans le dossier de réparation.Analyse de rapports internes et externes.Validation des prestations effectuées par nos fournisseurs.Travailler avec conjointement avec les différents services, Accidents, Véhicules, Acquisition, Risk.Contribuer à l’amélioration des performances des services et du groupe.Réaliser et suivre les plans de chargeFonction Logistique:Assurer l’approvisionnement du programme de la base : définition des besoins, gestion des devis, formalisation des commandes, cotations et achats en respectant bien toutes les procédures ;Elaborer et mettre en œuvre le planning des besoins en véhicule du programme et s’assurer que le matériel nécessaire à la bonne marche de la mission est présent : kit de réparation, carburant, trousse de secours, factures etc. Préparer les rapports logistiques du programme supporté, le cas échéant : rapport de stock et de distribution.Suivi des véhicules pris en charge par notre prestataire d’assistance.Apporter tout le support nécessaire à la bonne gestion du programme.Gérer la main d’œuvre locale (respect des contrats, du matériel de la base, des délais, des fiches de présence), superviser les constructions /réparations en cours.Coordonner les contrôles journaliers (huile, eau, carburant, allumage, etc.) et hebdomadaires (état de pneus, matériel de bord, etc.) du parc des véhiculesMettre en place et suivre les carnets de bord des véhicules, compiler et rendre compte au Responsable des réparations nécessaires ;Suivre et planifier les maintenances et les réparations des véhicules ;

Coordination et suivi des projetsGestion des moyens (humains, financiers, techniques)Gestion de la communication.Autonome, polyvalent, adaptableCapacité organisationnelle de management d’équipe et de coordinationCapacité de travail en équipeBonnes compétences en gestion de projetsBon esprit analytique et de synthèseCapacités rédactionnelles et expérience de rédaction de projet et d’élaboration de rapportsMaîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel)Rigueur, flexibilité et capacité d’adaptationPatience, positivismeExpérience en gestion du personnel de cultures différentes. Très bonnes facilités de travail en équipe.Résistance face à la charge de travailAttentif à la coordination et à la communication (terrain, siège, partage de l’information…)

Coordination et suivi des projetsGestion des moyens (humains, financiers, techniques)Gestion de la communication.Autonome, polyvalent, adaptableCapacité organisationnelle de management d’équipe et de coordinationCapacité de travail en équipeBonnes compétences en gestion de projetsBon esprit analytique et de synthèseCapacités rédactionnelles et expérience de rédaction de projet et d’élaboration de rapportsMaîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel)Rigueur, flexibilité et capacité d’adaptationPatience, positivismeExpérience en gestion du personnel de cultures différentes. Très bonnes facilités de travail en équipe.Résistance face à la charge de travailAttentif à la coordination et à la communication (terrain, siège, partage de l’information…)

Assure le suivis et Evaluations:Contribue à la mise à jour régulière et à l’appropriation de la logique d’intervention de l’Organisation par les équipes terrain.Propose, développe et rédige des stratégies transversales SERA en cohérence avec les objectifs de l’association et les besoins identifiés.Appuie le développement des stratégies et pratiques transversales SERA dans les différentes missions de I ’Organisation.Représente l’Organisation sur les thématiques SERA (y compris auprès des bailleurs de fonds en cas d’absence du supérieur).Contribue activement, de par la nature transversale de son expertise, à l’élaboration de la stratégie d’intégration de la protection de l’Organisation.Contribue à la définition du plan d’action annuel du DTQP et met en œuvre les objectifs dont je suis responsable.Propose, développe, conçoit et met à jour les outils et techniques Fournit un support technique et méthodologique sur les problématiques auprès des coordinateurs, référents techniques sectoriels du siège et des Responsables Programme et Géographiques de l’Organisation.Effectue des missions d’appui et de « coaching » auprès des équipes pays de l’Organisation.Occasionnellement et sur demande des responsables géographiques, relit et valide certains chapitres de notes conceptuelles, propositions de projet, cadres logiques et rapports finaux.En lien avec le responsable du service et les référents techniques métier, appuie les processus d’évaluation interne et externe de projet (relecture TDR, choix des consultants, coordination...) et contribue au suivi des recommandations.