Supervisión, gestión y acompañamiento del conseller y altos cargos del Departamento en sus actos institucionales.

Gestión de la agenda de la Oficina y secretaria del Director de Relacions Externes i Protocol

Supervisión, gestión y acompañamiento del conseller y altos cargos del Departamento en sus actos institucionales

- Elaboración de programas de los actos asisitidos por el consejero/a.- Acompañamiento al consejero/a en sus actos institucionales- Elaboración, tramitación y seguimiento de invitaciones a los actos organizados por la consejería.- Creación y mantenimento de la base de datos de actos de la Oficina- Mantenimiento de la agenda de actos asisitidos, delegados y excusados del Consejero/a- Tramitación y seguimiento de los actos delegados y excusados.- Recepción, supervisión y tramitación de la correspondencia de la Oficina de Protocolo.- Elaboración, tramitación y registro de oficios de aceptación, delegación y excusa de actos oficiales.- Elaboración de dossiers- Responsable del arxivo de la Oficina de Protocolo.- Creación y mantenimento de ’na base de datos de mailing.- Apoyo en temas protocolarios a las diferentes unidades del Departamento y a empresas de comunicación externas.

- Selección de noticias de la prensa diaria de interés.- Maquetaje para la posterior introducción en la base de datos del Centro, mediante escáner y disco óptico de las noticias de prensa seleccionadas.- Tareas administrativas: arxivo de documentación, correspondencia, gestiones telefonicas, etc.- Confección de un boletín de sumarios de publicaciones periódicas.- Gestión, seguimiento y mantenimiento de las publicaciones periódicas.- Atención al público en el Centro de Documentación: atención telefónica, préstamo de documentos, asesoramiento a los usuarios/as, etc…- Introducción de datos en Access para la confección de estadísticas mensuals.- Grabación de programas de televisión, repicados y edición de vídeos para su posterior utilización en el Centre.- Búsquedas de temática diversa en Internet.- Confección de una base de datos de mujeres para uso interno del Centro de Documentación.

- Control y seguimiento de la catalogación, transferencia y ubicación de documentación con el aplicativo informático SIGEDA.- Gestión de présamo de documentación.- Confección de estadísticas de control de transferencias, de préstamo, etc.- Elaboración de diversas bases de datos para el control y seguimiento de la documentación transferida y para la transferencia de documentación al Archivo Nacional de Cataluña.- Participació en el diseño y estudio de las necesidades para la aplicación del programa SELECT EXECUTIVE - Colaboración con el archivero del Departamento en la programación y coordinación de un curso de Archivística y Registro. En este curso imparti clases sobre la aplicación SIGEDA y sobre la organización del Archivo Central Administrativo del Departamento.- Asesoramiento a las unidades administrativas del Departamento.- Gestión y organización del depósito de documentación. - Diseño de formularios y impresos - Colaboración en la elaboración de propuestas de evaluación de documentación.

- Seguimient, control y confección de las partidas presupuestarias y del presupuesto.- Control y gestión de la caja de habilitación del Instituto.- Interlocución con las entidades bancaries.- Adquisición y control de material de oficina para el Instituto.- Recepción y atención de proveedores.- Tramitación de los cheques restaurantes.- Gestión y control de permisos, licencias y vacaciones.- Confección de la nómina.- Tramitación de trienios.- Confección de documentos contables (ADOP, ADOP-J,...).- Tramitación de la Seguridad Social.- Gestión, control y tramitación de dietas.- Control gastos con las tarjetas VISA (adquisición de billetes, compras, etc)- Confección de documentos de toma de posesión y cese (FP-1, FP-2, FP-3,...)- Supervisión y actualización de la relación de puestos de trabajo.- Seguimiento y mantenimiento de la base de datos del GIP del personal del Instituto

- Confección de la nómina: seguimiento y mantenimiento de la base de datos del GIP, variaciones, confección de documentos contables (ADOP), liquidación de horas extras, tramitación de trienios.- Tramitación y seguimiento de adelantos de nómina y retenciones judiciales.- Tramitación de excedencias, solicitudes de incompatibilidad.- Confección de certificados de empresa.

- Tramitación de los expedientes de equipamientos comerciales.- Horarios comerciales- Gestiones telefónicas.- Mecanografiado de documentos.- Elaboració de cuadros y estadísticas.

 Arxiu de documentació.- Recepción y atención de visitas- Gestiones telefónicas.- Mecanografiado de documentos.- Elaboración de cuadros y estadísticas.- Revisión y firma de libros de escolaridad.