Gaelle Bernard Email & Phone Number

Paris

Ville De Paris, Île-De-France, France

Soutien administratif auprès du Secrétaire Général et de son équipe (13 personnes, dont le VP Risk & Insurance, la VP Legal & Compliance, La Directrice du Service Titres)Organisation des déplacements professionnels du SG et de son équipe dans un contexte international.Gestion et suivi des agendas - organisation de réunions - réservations de salles.Gestion des demandes (France et monde) de notarisation de documents + apostilles en collaboration avec un notaire.Interface clé entre les membres de l'équipe juridique et les autres départements de la Holding.Appuyer la digitalisation du SG par l'utilisation de divers outils (docusign, Dilitrust, Talentia, Concur, Sonepredict).Pilotage budgétaire du SG : préparation et suivi du budget par pôle d'activité.Gestion des notes de fraisAide à la gestion de la base fournisseurs dans le logiciel EPF en collaboration avec le service Comptabilité.organisation des Conseils d'Orientation à Paris et dans le monde en collaboration avec le service Communication.Organisation du Comité International Juridique et Conformité (France et monde) en collaboration avec le service Communication.Gestion et organisation de l'accueil des nouveaux arrivants en collaboration avec le service RH, le service IT, les Services généraux.

Région De Paris, France

Soutien administratif auprès de la Directrice juridique adjointe.Gestion et suivi d'agenda, organisation de RDV.Organisation des Conseils d'Administration et des Comités d'Audit en collaboration avec l'Assistante de la Présidente et le service Finances.Aide à la préparation de l'Assemblée Générale annuelle.Aide à la gestion de la base de données juridique Grouoe.Aide à la gestion des marques en collaboration avec un cabinet spécialisé.Travel Manager de la Holding : gestion et organisation des déplacements des membres de la Holding, relations commerciales avec l'agence de voyages, gestion des coûts et des factures, relations avec les gestionnaires des contrats prestataires.

La Défense - Paris

Assister deux Associés dans leurs missions : planification et gestion des missions des collaborateurs.Accueil des nouveaux collaborateurs en collaboration avec le service des Ressources Humaines.Renouvellement, réception et classement des contrats des missions en cours.Collaboration avec la cellule Appel d'Offres pour les envois des dossiers de candidatures.Gestion des notes de frais.Gestion des agendas, réservation de salles et organisation de réunions.Gestion des factures clients et fournisseurs.

Région De Paris, France

Assister deux consultants dans leurs missions.Gestion des agendas et organisation de réunions avec les candidats, organisation des déplacements professionnels des Associés.Réception des contrats signés et vérification auprès du service juridique de la société.Rédaction et mise en forme des "Candidates Reports".Gestion et suivi des factures.

Neuilly Sur Seine

Assister un Associé et ses collaborateurs dans l'exercice de leurs responsabilités quotidiennes : gestion d'agendas, organisation de RDV, gestion des déplacements professionnels, gestion des notes de frais, envoi des rapports d'audit aux clients.Gestion budgétaire de l'Associé.

Région De Paris, France

Soutien administratif auprès du Directeur Général.Gestion d'agendas, organisations de RDV pour le DG et les membres de la société.Accueil et filtrage téléphonique.Soutien administratif auprès de la Direction des Ressources Humaines.Gestion des Services Généraux en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines.Soutien administratif auprès de la Direction Commerciale.

Région De Paris, France

Assister le Directeur général dans ses missions quotidiennes dans un contexte international.Gestion d'agenda, filtrage téléphonique, organisation de RDV, gestion des dossiers en cours, compte-rendu de réunions du comité de direction et de réunions commerciales (anglais et français).Accueil de certains clients avec le Directeur général.Aide à la réservation de chambres et de salons pour certains clients en collaboration avec la Directrice des Réservations, la Directrice Commerciale & Marketing, le Service F&B et le Room Service & Housekeeping - prestations de haut niveau pour des clients internationaux.Organisation des déplacements du Directeur général et de certains collaborateurs.Missions ponctuelles au service des Ressources Humaines.Gestion des plaintes clients (anglais et français) par courrier et par téléphone en collaboration avec la Directrice des Opérations.