Haifa Oliveira Email & Phone Number

São Paulo, Brasil

Avenida Prestes Maia, 733 - Luz

Superintendência da Receita FederalSegmento: Órgão público federal de arrecadação e fiscalização de impostos – grande porteCargo: Secretária Executiva do Representante Regional de Educação FiscalResponsabilidades:● Principais atividades da rotina administrativa (telefone, agendas, videoconferências, reservas de sala, controle de arquivo, programação de veículos, pedido de material e insumos de escritório entre outras tarefas)● Suporte durante as reuniões com redação de Ata.● Elaboração de apresentações em PTT para reuniões da chefia● Pedidos de reembolso● Apoio em seminários ou reuniões, com representantes de outras nações (embaixadores) ou da alta esfera da gestão pública (secretários de finanças de todos os estados brasileiros)● Apoio logístico (deslocamentos e transporte) à equipe de teatro de Educação Fiscal● Apoio em feiras (exposição de cursos e jogos, montagem de material, logística de transporte entre outros)● Ministração de palestras de Educação Fiscal para crianças e jovensPrincipais resultados obtidos: ● Com elaboração de planilhas de Excel, obtive a melhoria em: pedidos de reembolso, pedidos de compras e controle de gastos, registros de todos os bens patrimoniados, controle do estoque da equipe, controle das apresentações de teatro, controle de inscrição em eventos internos entre tantos outros tipos de controle.● Por ter um perfil muito dinâmico e versátil, eu pude cooperar muito na execução de atividades educativas em feiras, palestras e até mesmo em teatro de fantoches, o que permitiu à Equipe avançar muito em quantidade e qualidade as suas apresentações ao público (além do suporte logístico e administrativo que envolviam todas essas ações)● Organizei o estoque de materiais impressos e o arquivo físico da Equipe

Av. Prestes Maia, 733

Cargo: Secretária de chefia imediata• Atendimento telefônico• Elaboração de memorandos diversos• Controle de folhas de ponto dos servidores, estagiários e demais contratados• Recebimento e encaminhamento de avisos de atraso, programação/alteração de férias, consultas médicas, saídas antecipadas entre outros avisos em geral• Controle de correspondências• Controle e arquivamento de documentos diversos• Agendamento de visitas técnicas de manutenção de aparelhos em geral• Resolução de assuntos relacionados à elétrica, hidráulica e aparelhos segurança• Verificação de materiais escritório• Controle de chaves de todas as salas e armários do prédio

São Paulo E Região, Brasil

Segmento: Multinacional, ramo de exportação de grãos - novembro e dezembro de 2014 (temporário)Responsabilidades:• Atividades correlatas da recepção (controle de entrada/saída de funcionários e visitantes, controle de selos de estacionamento, recepção de executivos internacionais, atendimento telefônico também em inglês)• Atendimento telefônico PABX (também em espanhol e inglês)• Marcação de salas de reunião (suporte a um corpo de 120 executivos)• Responsável pela agenda das salas de reunião• Recepção de Executivos internacionais em idioma estrangeiro (Inglês ou Espanhol)• Responsável por manter a organização da recepção e das salas de reunião, pedir água ou café, repor insumos, preparar o local para videoconferênciaPrincipais resultados obtidos:• Mesmo sendo a empresa uma multinacional, nem todos os funcionários internos tinham um segundo idioma. Então, quando tínhamos executivos internacionais nos visitando, eu sempre dava suporte em suas diversas necessidades.

São Paulo E Região, Brasil

• Suporte administrativo em Departamento de Direitos Autorais• Organização de arquivo (físico)• Controle de emissão de contratoso Produção, transmissão, controle de envios/recebimentos, direcionamentos para assinaturas de todas as partes envolvidaso Atualização de status de obras que saem de circulação em sistemas da editora• Contato com autores e herdeiros: mediação de conflitos, esclarecimento de dúvidas, emissão de pedido de compra de livros, emissão de pedidos de doação de livros, atualização de dados dos mesmos em sistemas da editora, solicitação de consulta de valores em aberto para pagamento, atendimento a demais solicitações de autores• Contato com agencias literárias e editoras internacionais para solicitação de cartas de reversão de direitos autorais de obras estrangeiras (usando idiomas inglês/espanhol)• Controle de correspondências de correio/sedex: envio, acompanhamento, direcionamento de correspondências em áreas internas da editora, localização de novos endereços quando correspondências retornam do correio sem ter chegado ao destinatário

São Paulo E Região, Brasil

• Secretária de gerência – área comercial• Agenda da gerência• Organização de eventos internos e externos fora da capital e do estado de São Paulo (trabalhos desenvolvidos juntamente com a gerência com comercial e com a diretoria)• Compra de passagens aéreas• Reservas em hotéis e locação de veículos• Elaboração de relatórios de despesas da gerência e de supervisores• Suporte aos supervisores comerciais e equipes de vendas (3 supervisores internos)• Suporte aos supervisores/representantes externos (2 supervisores externos)• Recebimento e envio de correspondências• Filtragem de ligações à gerência• Agendamento de reuniões e entrevistas• Reserva de salas de reunião• Atualização e alimentação de planilhas diversas• Abertura e acompanhamento de chamados junto ao HelpDesk para resolução de problemas informáticos• Compra de prêmios para equipe de vendas e para revendedores• Auxilio às revendas com desbloqueio de acesso no site de compras da empresa• Auxílio aos vendedores internos com cadastramento de novos clientes no sistema Target ERP (36 vendedores ao todo)• Cadastro de novos funcionários e concessão de acesso ao sistema Target ERP• Ajustes de pagamentos errados lançados no sistema Target ERP, estornos e créditos (prestação de contas à diretoria)• Verificação de materiais escritório• Recebimento e encaminhamento de avisos de atraso, consultas médicas, saídas antecipadas entre outros avisos gerais• Solicitação de pagamentos diversos ou reembolsos junto ao Dept financeiro

São Paulo E Região, Brasil

• Manutenção de planilhas de livros ativos, • Controle de originais nacionais recebidos e de obras estrangeiras (em outras línguas), respostas/devoluções após avaliação,• Solicitação de livros para avaliação às editoras estrangeiras e contato com os respectivos representantes,• Acompanhamento e recebimento de livros saídos da gráfica, e encaminhamento de exemplares aos envolvidos,• Manutenção da biblioteca do departamento de livros paradidáticos• Atualização de planilha Master de catálogos juvenis e infantis Ática e Scipione• Inscrição e acompanhamento de obras das editoras para concorrer a prêmios de renome, do segmento infanto-juvenil,• Demais tarefas administrativas tais como: o atendimento telefônico, o programação de veículos, o programação de motoboy, o resolução de problemas de informática junto ao HelpDesk ou por conta própria, o agendamento de salas de reunião, o verificação de materiais de escritório, o planejamento de agenda/reuniões com agentes literários de editoras estrangeiras em eventos como feiras internacionais de livros infanto-juvenis e o suporte aos gerentes e demais funcionários do Departamento no que fosse necessário.

Fatec-Sp, Automação De Escritórios E Secretariado

- Atuação como secretária no Centro Acadêmico da Faculdade - Atuação em feiras da faculdade, em planejamento e preparação de conteúdo.

Comumunication And Culture Iv, General English, Approved On Level 4 With 85% Of Oral Work And 79% Of Written Work

Activities and Societies: English classes, cultural outings, volunteer works and outreach work. From September to December

Education record

Education record

Education record