Ansvarlig for kontorets drift som korrespondance, referater, indkaldelse af møder, styring af kalender, booking af rejser, visum, planlægning af arrangementer som selskabet holder for forretningsforbindelser, forberedelse til møder samt modtagelse af gæster. Sørge for at vores direktør har hvad han skal bruge (og helst før han selv ved det). Deltager i bestyrelses- og partnermøder, formidler information til den øvrige ledelse og organisation, fungere som sparringspartner for ledelsen og kordinerer opgaver på tværs af forskellige lande, kontaktperson for diverse aktiviteter.Sammen med direktøren ansvar for behandling og vurdering af ansøgninger og CV’er, vælge kandidater og deltage i samtaler, Udarbejde kontrakter og stillingsbeskrivelser, koordinere introduktion for nye medarbejdere.Forhandle samt opfølgning på alle kontrakter der har med kontorets drift.Udover funktionen som kontorets "blæksprutte" fungerer jeg også som Finance Manager, hvor jeg er med til og udarbejde budgetter, opfølgning af disse, bogføring af bilag, løn, feriepenge, afstemning af konti og alle andre opgaver der måtte høre under finansdelen.

Ansvarlig for korrespondance, referater, indkaldelse af møder, styring af kalender, booking af rejser og arrangementer, al telefonkontakt til direktionen, forberedelse til møder samt modtagelse af gæster til direktionen. En del af ledergruppen og står også her for indkaldelser til møder, udarbejdelse af dagsordner og referater. HR ansvarlig fra selve udarbejdelsen af annoncer og/eller kontakte til rekrutteringsbureau til gennemgang samt besvarelse af ansøgninger, samtaler, udvælgelse og kontrakt udarbejdelse. Daglig kontakt med personalet, udarbejdelse af APV, udarbejdelse af materiale ifm. personalesamtaler. Ansvarlig for al ADAMS Marketing – gennemgang af kontrakter og annoncer samt udarbejdelse af nye tiltag i samarbejde med den administrerende direktør samt salgsdirektøren. Budgetansvarlig herfor. Ansvarlig for, at huset og de 3 andre afdelinger fungerer med alt der vedrører indkøb til kantine, kontormateriale samt inventar. Ansvarlig for kontrakter i forbindelse med rengøring og opfølgning på dette område. Budget ansvarlig herfor. Ansvarlig for certificering af FAIM – kravene herfor stilles af brancheorganisationen FIDI, og altså ikke af virksomheden selv. Disse krav tager udgangspunkt i kundens krav og går på alt fra håndteringen af flytteopgaver, bygninger, materiel, opbevaringsforhold til uddannelse af personale, økonomi og administration. Certificeringen foretages hvert 2. år. Medlem af sikkerhedsudvalget som arbejdsleder. Det er mit ansvar, at firmet hele tiden er opdateret om den gældende lovgivning samt skal jeg holde sikkerhedschefen orienteret herom. Står derud over for indkaldelser til de lovpligtige møder, udarbejder dagsordner og referater.

Hjalp direktøren med at udvikle hotellets tilbud til gæsterne samt undervise hotellets ansatte i service. Med til at udvilke hotellets spørgeskemaer og afholde ugentlige møder med ledelsesgruppen hvor vi gemmegik statestikker for den foregående uges gæster samt udarbejde handlingsplan på forbedringer og sørge for at deadlines blev overholdt. Et helt andet job end jeg har udført tidligere, men meget spændende periode og igen med service i højsædet.Udover arbejdet gik jeg i skole 3 gange om ugen for at lære spansk idet en del af de medarbejdere der er på hotellet ikke taler engelsk.

Min fornemmeste opgave var at sikre, at hverdagen for den administrerende direktør forløb så smertefrit som muligt. Opgaverne var bl.a. at sikre at direktøren altid var klædt på til de møder han deltog i, sikre at kalenderen altid var opdateret - herunder prioritering af møder i samarbejde med direktøren, planlægning af bestyrelsesmøder, direktionsmøder, generalforsamlinger samt møder med ledelsesgruppen. Almindelige sekretæropgaver med kalenderstyring, telefonbesvarelse samt skriftlig korrespondance for direktøren samt den øvrige bestyrelse.Udover ovenstående opgaver varetog jeg også ansvaret for selskabets receptions område med arbejdsbeskrivelser, ansættelser samt ansvaret for den korrekte oplæring således at receptionisterne altid afspejlede selskabets meget høje professionalisme og service.