Helga N. Email and Phone Number

- Partilho experiências e conhecimentos especializados no âmbito do Secretariado e Trabalho Administrativo.- Desenvolvo conteúdos para proporcionar-te o destaque profissional.

Orientar e coordenar as atividades dos serviços administrativos; Organizar e manter atualizados os processos relativos à gestão dos alunos; Providenciar o atendimento e a informação a alunos, encarregados de educação, pessoal docente e não docente e outros utentes da escola; Preparar, apoiar e secretariar reuniões da creche e, elaborar as respetivas atas, se necessário; Preparar e submeter a despacho da direção todos os assuntos da sua competência; Preparar os documentos para análise e posterior deliberação dos órgãos de gestão; Apreciar qualquer outro assunto respeitante ao serviço administrativo, decidindo os que forem da minha competência e expôr à direção os que me ultrapassarem.Responsável por alterar e verificar registos HACCP; Realizar convocatórias para consultas no âmbito da medicina no trabalho; Atualizar mensalmente a lista de CENSOS para posterior preenchimento do Relatório Único; Realizar processamento mensal das mensalidades e AEC's dos alunos; Verificar pagamentos em atraso e respetiva cobrança, quando necessário; Gerir stock de uniformes escolares; Criar e manter atualizado o processo individual das crianças; Elaborar listas de espera com a Direção; Gerir listas de espera; Organizar processos de Matrícula; Preencher participações ao Seguro; Introduzir/Alterar dados no programa de faturação; Realizar Visitas Guiadas às Instalações da Creche; Preencher e manter atualizados os registos MAPS (Medidas de Autoproteção e Segurança).

Programação e agendamento de consultas, confirmando e controlando a falta de comparência dos utentes; Atendimento telefónico e encaminhamento de chamadas; Receção de clientes prestando informações sobre serviços e processos de acompanhamento; Gestão de e-mail; Expediente geral de escritório; Arquivo físico e digital; Gestão e organização de procedimentos técnico-administrativos; Elaboração, controlo e verificação de documentos; Elaboração de mapas de apoio à organização de trabalho; Atualização de informação no programa Primavera e plataforma de base de dados; Responsável por garantir o adequado funcionamento da clínica.

Apoio Administrativo na Gestão do Departamento Financeiro - coordenando as rotinas e procedimentos de contas a liquidar e posterior envio de faturas à Contabilidade externa; Apoio Administrativo na Gestão do Departamento de Recursos Humanos - organizando documentação legal e contratos de trabalho; Gestão de Arquivo Digital - estabelecendo e aplicando critérios de gestão de documentos; Apoio Administrativo na Gestão e Desenvolvimento de Projetos - utilizando ferramentas adequadas para o efeito; Colaboração na distribuição de tarefas; Apoio Administrativo no Departamento de Marketing, na Gestão de Agendamento de Publicações nas diversas Redes Sociais e Colaboração na Criação de Conteúdos para Blog; Apoio Administrativo na realização de Eventos; Expediente Geral de Escritório; Gestão de e-mails e Agenda; Elaboração de mapas de apoio à organização de trabalho, aplicando técnicas e ferramentas adequadas.

Atendimento presencial e telefónico (português e inglês); Faturação; Guias de Transporte; Cobranças; Expediente Geral de Escritório; Apoio Administrativo aos Técnicos de Manutenção; Compilação de documentos contabilísticos para envio à Contabilidade; Gestão de e-mail; Gestão de Arquivo; Elaboração de mapas de apoio a organização de trabalho.

Atendimento presencial e telefónico (português, inglês e francês); Organização da agenda/marcação de consultas dos diversos profissionais de saúde; Registo informático das informações dos utentes e emissão de fatura dos serviços prestados, incluindo a Faturação às diversas Seguradoras; Criação e Gestão de Página de Facebook; Criação de Panfletos Publicitários no Publisher para divulgação dos serviços prestados na Clínica a serem publicitados no Jornal "O Olhanense"; Elaboração de mapas de apoio à organização de trabalho; Selecionar e preparar os equipamentos, instrumentos e materiais necessários para a realização dos diversos atos clínicos; Assistência em diversos atos médicos: pequenas cirurgias, biópsias diversas, algaliações e mudança de pensos; Responsável pela limpeza, desinfeção e esterilização (instalações, equipamentos, instrumentos e materiais).

Atendimento presencial e telefónico; Apoio no Departamento de Pessoal e Recursos Humanos: Organização e manutenção atualizada dos processos relativos à situação do pessoal, designadamente a preparação dos elementos com vista ao processamento dos vencimentos bem como do controlo dos registos de assiduidade; Apoio Administrativo à Direção Executiva, Direção Técnica e Enfermeira Chefe; Expediente Geral de Escritório; Organizar e manter atualizado os respetivos processos administrativos e de enfermagem; Estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos; Compilação de documentos contabilísticos a enviar posteriormente à contabilidade; Coordenação das rotinas e procedimentos das áreas das contas a pagar e contas a receber; Faturação e Cobranças.

Atendimento presencial e telefónico (português e inglês); Orçamentos; Faturação; Cobranças; Guias de Transporte; Gestão de e-mail; Expediente Geral de Escritório; Apoio Administrativo aos Técnicos de Manutenção; Compilação de documentos contabilísticos para envio à contabilidade; Elaboração de mapas de apoio à organização de trabalho.

Atendimento Presencial e Telefónico; Matrículas; Cobranças; Faturação; Expediente Geral de Escritório; Tratamento e Gestão de Correspondência Interna e Externa; Implementação e Organização de Arquivo; Organização Processos Subsídios Escolares (DREAlg); Apoio Administrativo à Direção Pedagógica e Executiva; Gestão da Conta Bancária e Coordenação das rotinas e procedimentos das áreas das contas a pagar e contas a receber; Apoio Recursos Humanos: Elaboração de listagens de funcionários, organização e manutenção atualizada dos processos individuais, incluindo os Registos Biográficos dos Docentes; Compilação de documentos Contabilísticos para envio a Contabilidade externa e Apoio Administrativo na Realização de Eventos.