Membre du COPILRéférente Qualiopi et support administratif

J'accompagne les professionnels de la formation dans la gestion administrative et réglementaire de leur structure.Etant certifiée AFNOR, auditeur des prestataires de formation, j'accompagne également les organismes de formations dans leur démarche de certification selon le référenciel RNQ.

HBOffice accompagne dans leur développement les dirigeants de petites structures, pour la gestion administrative, commerciale ou la gestion de l'entreprise dans son ensemble.

Au sein de la direction financière j'assiste dans leurs fonctions les directeurs de la Trésorerie et de la fiscalité ainsi que leurs équipes (40 personnes) au niveau : - Administratif : agendas très mouvants, réunions, déplacements, fournitures, déménagements.- RH : gestion des présences, congés, notes de frais, suivi des recrutements.- Comptable : gestion et suivi des factures d’avocats et de prestataires.- Financier : suivi et gestion de dossiers (waivers, pouvoirs de signatures des banques).

Au sein de la Direction Financière Fusions & Acquisitions, j'assiste le directeur et l’équipe de 15 personnes :- Gestion des activités administratives quotidiennes (agendas très mouvants, téléphone, réunions).- Recrutement de stagiaires : contacts avec les écoles, envoi convocations, présélections, entretiens. - Gestions des commandes et des factures (enregistrement sous SAP).

En tant qu'assistante je suis le support à la Direction Générale et à l’équipe de 10 consultants :- Gestion des activités administratives quotidiennes (agendas, téléphone, mails).- Organisation de l’ensemble des réunions, des évènements internes et externes.- Facturation, reporting, contrôle des dossiers d’inscription et suivi auprès de l’OPCA. - Veille, gestion et réponses aux appels d’offres.

Au sein du Joint Research Center - IPTS à Séville, j'accompagne dans leurs fonctions 3 Directeurs et j'assiste 25 scientifiques : - Préparation des réunions, workshops, séminaires et video conférences.- Préparation des missions. - Préparation et suivi des dossiers administratifs (Letter of Agreement, remboursement des experts).- Enregistrement de documents dans la base européenne de données.- Etablissement de tableaux de bord et suivi budgétaire.

J'accompagne le Président dans ses fonctions et j'ai à ma charge la gestion de l'ensemble de l'entreprise au niveau : - Administratif et Commercial : suivi des commandes clients, envoi des devis, suivi CRM, création et relecture des présentations PowerPoint,- RH: établissement des DUE, suivi et gestion des plannings congés, des notes de frais, vérification de la saisie des temps,- Comptable : paiement des fournisseurs, émission des factures clients, préparation des pièces comptables en interface avec le comptable, établissement de tableaux de bord et de suivi budgétaire,- Services Généraux : gestion et suivi de toutes les commandes fournitures, contacts directs avec les fournisseurs.

Au sein du service informatique, j'assiste le directeur informatique dans ses fonctions et je gère 50 personnes (salariés et prestataires) au niveau :- Administratif : déplacements, salles de réunion, fournitures,- RH : gestion des présences, des congés, notes de frais,- Comptable : suivi des factures fournisseurs et prestataires, établissement de tableaux de bord et suivi budgétaire

Au sein du département de Biotechnologie, j'assiste le directeur du département dans ses fonctions et j'occupe une double fontion à la fois administrative avec la gestion du département et commerciale :- Suivi des quantités importées et des livraisons par rapport aux autorisations annuelles.- Contacts avec les distributeurs de l’Europe du Sud (Espagne, Portugal, Grèce, Chypre, Malte).- Relance des impayés (gain 230 K€ en 3 mois).- Formation d'une intérimaire qui se consacrera à la relance des impayés.