Ilse Otten Email & Phone Number

Netherlands

Etten-Leur

Diversiteit! Dat is mijn antwoord als je me vraagt wat mijn baan bij E&L zo leuk maakt. De switch tussen inhoudelijke en ondersteunende taken zorgt voor een combinatie die goed bij me past. Ik assisteer de notarissen op meerdere vlakken. Zo bereid ik het wekelijkse managementoverleg voor, neem ik daar actief aan deel en werk ik de notulen uit. Ik spar mee over uiteenlopende zaken die kantoor of het personeel betreffen. Ik weet integer om te gaan met informatie, zowel top down als bottom up. Vanuit de organisatie pik ik signalen op en bespreek deze waar nodig met het management. Bij de jaarlijkse functioneringsgesprekken ben ik ook betrokken. Ik bereid deze voor en werk ze uit. Staat er een vacature open? Dan ben ik het eerste aanspreekpunt voor sollicitanten. Ik maak (in overleg) de vacaturetekst op, publiceer deze en selecteer kandidaten die naar mijn idee bij E&L passen. Met één van de notarissen voer ik de kennismakingsgesprekken. Als er een wederzijdse match is maak ik een arbeidscontract op en zorg ik voor de (digitale) randvoorwaarden die nodig zijn zodat de nieuwe collega aan de slag kan. Ook op communicatiegebied ben ik actief. Naast veelvuldig onderhoud met onze webbouwer ben ik de schakel tussen E&L en de (externe) IT beheerder. Ik beheer meerdere websites en social media kanalen. Naast bovengenoemde zaken regel ik ook praktische dingen, zoals het bestellen van drukwerk en kantoorartikelen. Ik behandel sponsoraanvragen en ben het aanspreekpunt voor het advocatenkantoor met wie wij een pand delen. 'Niet lullen maar poetsen' is mijn motto. Is er een bak koffie nodig voor cliënten? Geen punt, ik loop met liefde. Is de receptioniste ziek? Zet mij maar aan de balie. Een lunch nodig? Ik regel dat wel even. Op zoek naar een relatiegeschenk? Graag denk ik mee. Tijdens afwezigheid van mijn financieel onderlegde collega's neem ik het boekhoudstokje van ze over, zodat het uitbetalen van binnengekomen gelden gewoon door kan gaan.

In deze rol was ik verantwoordelijk voor een uiteenlopend palet aan taken. Zo was ik projectleider bij de ontwikkeling van de nieuwe website en trok ik de kar bij het uitrollen van een persoonlijke webportal voor onze huurders. In mijn dagelijks werk was ik veel ‘digitaal’ bezig. Het beheer van diverse Facebookpagina’s en websites is inmiddels mijn tweede natuur. Om de communicatieboodschap te versterken maakten we veel gebruik van beeldmateriaal. De fotografie verzorgde ik vaak zelf, daarvoor volgde ik een opleiding aan de Fotovakschool. Collega’s deden regelmatig een beroep op mijn schrijftalent. Met liefde toverde ik hun tekst om tot een helder verhaal. Wilden ze zelf een brief opstellen? Ook geen punt! Handige tips en richtlijnen legde ik vast in een schrijfwijzer: ‘WEL duidelijk, niet moeilijk’.

Als secretaresse bij de Klantenservice van T-Mobile, was ik de spil tussen het management en haar medewerkers. Tot mijn belangrijkste verantwoordelijkheden behoorde de informatievoorziening naar alle klantenservicemedewerkers. Ik benutte daarvoor diverse communicatiekanalen zoals nieuwsbrieven, intranet en bijeenkomsten. Daarnaast organiseerde ik met veel enthousiasme grootschalige evenementen met bijzondere thema's (van '1001-nacht' tot 'Hollywood') en op speciale locaties (van de 'Grote Kerk in Rotterdam' tot de 'hangar op een vliegveld'). De coördinatie van lokale activiteiten en kinderopvang nam ik ook voor mijn rekening.

Bemiddeling tussen werkzoekende secretaresses en bedrijven met een openstaande vacature, was onze core business. Werving van potentiële opdrachtgevers en flexkrachten behoorde tot mijn takenpakket.

Wat begon als een stageklus, mondde uit in het vervangen van een medewerker. Het betrof een veelzijdige (duizendpoot)functie in een middelgroot familiebedrijf. Als echte regeltante was ik het eerste aanspreekpunt voor klanten, zowel telefonisch als aan de receptie. Ik nam de boekhouding voor mijn rekening, factureerde en registreerde de werkuren van alle medewerkers.

Hbo Online Communicatie En Social Media

Deze opleiding bestaat uit drie modulen: - Online communicatie - Social media - Online marketing

Basisopleiding Fotografie

Toeristisch Management

Lerarenopleiding Basisonderwijs (Pabo)

Havo

Mavo