Karla O. Email & Phone Number

Ciudad De México, México

As a Specialist Assistant in the litigation, arbitration, and labor departments, I have gained experience in coordinating tasks, managing projects, organizing legal information, and providing customer service. My approach revolves around prioritizing the needs of the customer, and I am deeply dedicated to maintaining excellence in my work. I excel in communication and thrive in high-pressure, fast-paced environments. I am unwavering in my commitment to delivering efficient administrative support to the team.

Mexico City, Mexico

Asistente de Socios del departamento de Litigio, Arbitraje Internacional y Laboral

Mexico City, Mexico

Descripción del puesto: Atender de manera puntual y oportuna las necesidades surgidas en el área de recepción, tanto con los visitantes a las instalaciones como con el personal interno.Funciones:•Atender el conmutador, brindando información precisa a clientes y potenciales clientes. Administrar llamadas enrutándolas a las extensiones adecuadas o tomar mensajes y entregarlos dentro de nuestro sistema de mensajes, organizar conferencias telefónicas según lo solicitado. •Saludar a los clientes y visitantes de manera profesional y al mismo tiempo hacerlos sentir bienvenidos. Anunciar la llegada de clientes y visitantes cuando sea necesario. •Recibir y entregar el correo y paquetes, coordinar que se distribuyan a los destinatarios correctos utilizando el sistema de correo de la oficina y asegurarme de que lleguen al destinatario en tiempo y forma, administrar el correo saliente y los paquetes para su recolección.•Concertar reuniones, conferencias, talleres y eventos especiales según lo solicitado, incluyendo el espacio para reuniones, el equipo audiovisual, los requisitos de alimentos y bebidas y el apoyo administrativo para garantizar un evento exitoso.•Apoyar a socios, abogados, área de marketing y recursos humanos en cualquier tarea que me sea asignada.

Área Metropolitana De Ciudad De México

Descripción del puesto: Agente de viajes que tendrá que gestionar las necesidades de viajes de negocios y ocasionalmente de placer, proporcionará servicios y paquetes de viaje relacionados con el turismo en representación de nuestros proveedores. El objetivo es mantener la satisfacción y lealtad de nuestros clientes para servicios futuros.Funciones:• Responsable en la gestión de cuentas bancarias y tarjetas corporativas de la agencia. • Organización y planificación de viajes nacionales e internacionales dirigido al sector empresarial.• Conciliación de facturas con informes de balance y resolución de discrepancias.• Preparar, emitir y enviar facturas.• Mantener registros estadísticos y financieros actualizados. • Apoyo en otras áreas como compras y telefonía de la empresa matrizHabilidades adquiridas:• Resolución de problemas en situaciones complicadas.• Fuerte aptitud de servicio, comunicación y atención al detalle. • Empatizar y mantener una conexión profesional con nuestros clientes externos.

Ciudad De México, México

Descripción del puesto: Asistente Bilingüe que se encargará de realizar funciones secretariales a nivel ejecutivo, tales como: recibir, revisar, tramitar y despachar la correspondencia, según instrucción de la dirección. Realizar Administración de agenda, asignando citas y atendiendo a los visitantes. Contestar llamadas telefónicas en español e inglés y canalizarlas con la persona correspondiente o tomar recado si la persona no se encuentra disponible. Preparación de diversos documentos tanto en inglés como en español, correos electrónicos y cartas. Realizar invitación a reuniones, dar seguimiento a correspondencia, expedientes y documentación relacionada con la actividad de su puesto. Brindar apoyo en las actividades administrativas.Funciones:• Manejo de agenda corporativa y personal. • Redacción de cartas y e-mails en inglés y español.• Supervisar plazos de entrega y gestionar calendarios.• Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada cuando sea conveniente. • Supervisar y capacitar otro personal administrativo.• Llevar a cabo las investigaciones encomendadas, recopilar datos y preparar documentos o informes según lo asignado. • Apertura de nuevos expedientes y dar de baja expedientes ya concluidos.• Programación de pagos.• Trato con proveedores (Ej. Notarias, Corredurías y empresas de Traducciones Certificadas) Habilidades adquiridas:• Escuchar activamente las indicaciones dadas por mis superiores.• Gestión y organización de mi tiempo.• Escribir con coherencia las cartas, e-mails o cualquier otro documento que requieran. • Coordinación de personal y servicios.• Revisión de documentación• Ser discreta.