rodzinna marka własna, Warszawa [firma z branży chłodnictwa] dzięki moim działaniom, w pierwszym roku działalności, firma wygenerowała niemal 1 mln złotych przychodu.Główne obowiązki: tworzenie dokumentacji, ofertowanie, kontakt z klientem detalicznym, pozyskiwanie klientów, fakturowanie, sporządzanie dokumentacji przetargowej, negocjowanie cen i rabatów.

W firmie został wdrożony proces compliance zaprojektowany m. in. przeze mnie; koordynowanie procesem pozyskania, prowadzenia i utrzymania funduszy unijnych B+R, na łączną kwotę ok. 5mln złotych na zrealizowanie dwóch projektów z zakresu sztucznej inteligencji i algorytmów samouczących się]● kontrola AP/AR [wystawianie faktur sprzedażowych, monitorowanie terminów płatności, windykacja miękka],● zarządzanie procesem Compiliance [weryfikacja poprawności danych wprowadzanych do systemu CRM, przez właścicieli projektów, weryfikacja jakościowa dokumentów podpisywanych w ramach współpracy z klientami w CRM, wypełnianie i archiwizowanie ankiet dotyczących nowych zamówień oraz umów, wsparcie działów operacyjnych pod względem formalnym, tworzenie polityk i procedur],● zarządzanie projektami Unijnymi [wsparcie w zakresie pozyskiwania wymaganych dokumentów, dbanie o poprawny przepływ informacji między wewnętrznymi działami firmy, sporządzanie list kontrolnych dla wniosków o płatność w oparciu o dokumenty projektowe, współpraca z firmą consultingową w zakresie pozyskiwania i utrzymania projektów].

[kontrakt ze star-up’em z branży programów lojalnościowych]● zarządzanie przepływami pieniężnymi w grupie kapitałowej [wprowadzanie zleceń do systemu bankowości elektronicznej, przedstawianie rekomendacji dotyczących regulowania zobowiązań Zarządowi, tworzenie umów pożyczek, kontrola terminów wypłaty transz oraz rozliczanie spłat, kontrola budżetu, rozliczanie wydatków],● raportowanie na potrzeby zarządu i inwestorów [przygotowywanie okresowych raportów zarządczych, aktualizowanie modelu cash-out, tworzenie narzędzi raportowych spójnych z działalnością grupy kapitałowej],● nadzór i kierownictwo nad pracami biur księgowych w Polsce i na Cyprze [m. in. zamknięcie miesiąca, dekretacja kosztów, kompletacja i archiwizacja faktur, przygotowanie sprawozdań finansowych i sprawozdań zarządu spółek grupy kapitałowej, raportowanie do Narodowego Banku Polskiego],● nadzór nad administracją [prowadzenie spraw reklamacyjnych, negocjowanie warunków umów z podwykonawcami, rekrutacja i wdrożenie nowych pracowników],● doradztwo związane z zarządzaniem [tworzenie rekomendacji i wymogów prawnych z zakresu finansów i administracji dla Zarządu wraz z rozwojem grupy kapitałowej],● usystematyzowanie prac w spółce holdingowej [tworzenie instrukcji i procedur, nadzór i rozdzielanie zadań pomiędzy współpracowników, utworzenie i aktualizacja listy terminów finansowo - prawnych dla grupy kapitałowej, praca w systemie Jira wewnątrz organizacji].

[praca z klientami biznesowymi wyłącznie w języku angielskim, również w Newcastle w Wielkiej Brytanii i Porto w Portugalii]analiza potrzeb klienta [przeprowadzanie szczegółowych wywiadów z kluczowymi użytkownikami, tworzenie dokumentacji projektowej]realizowanie zadań wdrożeniowych systemu na potrzeby klienta [tworzenie instrukcji,konfigurowanie parametrów systemowych]wsparcie bezpośrednie użytkowników systemu [prezentacja działania funkcji oprogramowania,wsparcie w testach]prezentacja oprogramowania przed potencjalnymi klientami [przygotowanie demo, tłumaczenie symultaniczne w trakcie spotkań]Jednolity Plik Kontrolny [przygotowywanie dokumentacji i objaśnień dla zagranicznych deweloperów, tłumaczenie dokumentów publikowanych przez Ministerstwo Finansów, aktywny udział w pracach testowych, przegotowywanie instrukcji manualnych i technicznych] zadania związane z otwarciem oddziału firmy w Polsce [negocjacje z właścicielami biur warunkówumowy, opiniowanie umów, konsultacje z biurem rachunkowym oraz urzędami państwowymi,współpraca z biurem tłumaczeń i kancelarią notarialną]

[praca z klientami biznesowymi w tym międzynarodowe koncerny z branży automotive, FMCG, AGD; praca w języku angielskim]zarządzanie należnościami [monitorowanie należności, wyjaśnianie przyczyn opóźnień płatności, negocjowanie warunków i terminów spłat, przygotowywanie i wysyłanie wezwań do zapłaty, wyjaśnianie spornych należności i zobowiązań oraz współpraca z działami operacyjnymi w tym zakresie, współpraca z Działem Obsługi Klienta i kierownikami wyższego szczebla w obszarze należności przeterminowanych] wsparcie Działu Księgowego [m.in. w zakresie zw. z należnościami i księgowaniem wyciągów bankowych]

[stanowisko wspierające Dyrektora Floty; koordynacja współpracy z ponad 150 przewoźnikami]usystematyzowanie pracy Działu Administracji [m.in. aktualizacja instrukcji i procedur, stworzenie szczegółowej ewidencji istniejących umów oraz wzorów nowych umów z przewoźnikami, opracowanie narzędzia dla Dyrektora Floty, pozwalającego na sprawną weryfikację umów] współpraca z przewoźnikami [nadzór nad dokumentacją zw. ze współpracą, tworzenie i weryfikacja nowych dokumentów i umów, rozwiązywanie problemów w zakresie rozliczeń, serwisu i współpracy z opiekunami dostawców w kilkunastu oddziałach firmy, wprowadzanie nowych rozwiązań dot. współpracy]współpraca z pracownikami operacyjnymi i kierownictwem firmy [Kierownikami Spedycji i Spedytorami, Dyrektorem Oddziału, Dyrektorem Floty i Szefami Produktów – w sumie ok. 200 osób]przygotowywanie i dystrybucja raportów kosztowych i jakościowychmonitorowanie rynku [przygotowywanie prasówek, śledzenie działań konkurencji, zmian w prawie i informacji o konferencjach, w celu dostosowywania oferty do warunków rynkowych]realizacja różnorodnych działań administracyjnych [w tym także współpraca z Działem IT w zakresie aktualizacji oprogramowania i wymiany sprzętu oraz odpowiedzialność za zaopatrzenie biura]

przygotowywanie umów cywilnoprawnych [m.in. umów pożyczek, kupna-sprzedaży, umów o dzieło i zlecenie] oraz pism [m.in. wezwań do zapłaty i odpowiedzi na wezwania, pozwów sądowych o zapłatę, wyjaśnień spraw reklamacyjnych, wyjaśnień do sądu, odpowiedzi do komorników i syndyków]koordynowanie współpracy z firmami zewnętrznymi [kancelariami prawnymi i notarialnymi, radcami prawnymi, kancelarią komornika, zewnętrznymi firmami windykacyjnymi oraz biurem tłumaczeń – kompletowanie informacji i dokumentacji istotnej dla współpracy, zarządzanie ich obiegiem]reprezentowanie Spółki przed urzędami państwowymiprzygotowywanie dokumentacji przetargowej [analiza projektów umów o współpracy pod kątem ryzyk prawnych, biznesowych i operacyjnych, współpraca z prawnikiem, wypełnienie ankiet dotyczących firmy]bezpośrednia współpraca z Zarządem i kierownictwem wyższego szczebla [koordynacja działań i terminowego wydania decyzji koniecznych do realizacji zleceń notarialnych, prawnych i przetargowych] realizacja działań zw. z windykacją [m.in. kompletowanie dokumentacji niezbędnej do egzekucji należności na drodze sądowej oraz prowadzenie ewidencji spraw sądowo-komorniczych]opracowanie koncepcji i wdrożenie systemu obiegu dokumentacji korporacyjnej [stworzenie zasad ewidencji dokumentów, usystematyzowanie i sformalizowanie procesu ich akceptacji, opracowanie stosownych procedur i instrukcji, nadzór nad prawidłowym i terminowym przekazywaniem dokumentacji kontrahentom i instytucjom zewnętrznym]rozliczanie faktur kosztowych realizacja różnorodnych działań administracyjnych [w tym współpraca z Działem IT oraz odpowiedzialność za zaopatrzenie biura]

zarządzanie czasem i przepływem pracy, układanie planów urlopowych i przydzielanie licencji do oprogramowania dla pracowników Działu Księgowości i Działu Finansowego [34 osoby]współpraca z partnerami zagranicznymi [8 międzynarodowymi koncernami logistyczno-spedycyjnymi; praca w języku angielskim]:>pomoc w rozstrzyganiu spraw reklamacyjnych [analiza dokumentacji i przebiegu spraw, współpraca z Działem Reklamacji i Działem Finansowym w celu ich rozwiązania, dbałość o zachowanie dobrych relacji biznesowych z partnerami]>zarządzanie należnościami i zobowiązaniami [kontrola faktur, analiza sald i uzgadnianie rozliczeń, kontakt mailowy i telefoniczny z partnerami, prowadzenie negocjacji oraz ustalanie zasad i warunków spłat zobowiązań, współpraca z Działem Handlowym i Dyrektorem Finansowym przy określaniu sankcji w przypadku zadłużenia, przygotowywanie korespondencji w sprawach związanych z windykacją, współpraca z zewnętrznymi firmami windykacyjnymi, monitoring spraw skierowanych na drogę sądową]koordynacja prac 12-osobowego Komitetu ds. Szkodliwości [składającego się z Członków Zarządu, Kierowników Działów Operacyjnych i Finansowych] w celu opracowania polityki postępowania reklamacyjnego wobec strategicznych klientów: organizacja i moderowanie przebiegu 16 spotkań, tworzenie agend i prezentacji, protokołowanie ustaleń i opracowanie wyników pracy komitetuudział w pracach nad matrycą zarządzania ryzykiem finansowym i operacyjnymrozliczanie wydatków służbowych Dyrektora Finansowego i Członka Zarządu przygotowywanie pism i prezentacji na potrzeby Dyrektora Finansowegobieżące wspieranie pracy Działu Finansowego [m.in. wystawianie faktur i not, wprowadzanie danych do systemów, kontrola rozrachunków i sald kont, opis dokumentów kosztowych i alokacja kosztów]

wsparcie pracy działu w różnych obszarach, m.in. księgowanie faktur zakupowych, kasy i not odsetkowych, czyszczenie należności, przygotowywanie potwierdzeń sald, księgowanie wyciągów bankowych złotówkowych i walutowych, ustalanie harmonogramu zamknięcia miesiąca i weryfikacja wykonania zadań, wprowadzanie danych do systemów i aplikacji

• teoria i praktyka związana z transakcjami wymiany walut • obsługa klienta detalicznego• przygotowywanie dziennych i miesięcznych raportów kasowych