Mette Kjær Email & Phone Number

- Sekretæropgaver, herunder bestilling af mødeforplejning, planlægning af interne og eksterne møder, konferencer og workshops. Håndtering og udsendelse af mødemateriale samt sikre navneskilte samt hjælpe med øvrige ad hoc opgaver.- Gennemføre, håndtere og sikre god økonomistyring på enhedsniveau, herunder håndtering af fakturaer i Indfak/Statens Digitale Indkøb.- Behandling af udgifts- og rejseafregninger i Rejsud, herunder oprettelser samt kontrollantrolle.- Vedligeholdelse af hjemmeside og intranet (lokalredaktør)- Varetage henvendelser vedr. tidsregistrering, ferie mm. i mTime- Håndtering og vedligeholdelse af diverse materialer samt indhentning af habilitetserklæringer.- Sikre en god journaliseringspraksis i enheden samt undervise i Workzone, hjælpe med journalisering og bistå med koordinering i forbindelse med periodeskifte. - Betjening af enhedens funktionspostkasse, herunder fordeling af henvendelser i enheden.- Generel ledelsesopgaver/ledelsesstøtte, herunder mødeindkaldelser, koordinerings-samt øvrige ad hoc opgaver.- HR-support opgaver, herunder ansættelser/fratrædelser, indkalde til samtaler samt opsætning af annonceskabelon.- Indkaldelse til MUS og MiniMUS.- Sende honoraraftaler til udbetaling hos Koncernløn- Deltage i diverse fora, herunder ESDH, Sikkerhed samt D4.- Ajourføring og vedligeholdelse af diverse lister.- Stibo, herunder lagerstatus mv.

Hovedstaden, Danmark

- Sekretær for centeret, herunder være go to person ved diverse spørgsmål- Planlægning af centermøder, bestilling af forplejning samt assistere ved udvalgsmøder- Webopgaver i forbindelse med centrets intranet- Fakturering, regnskabs- og bilagshåndtering i IndFak og Rejsud- Rejseplanlægning og -bestilling samt rejseafregning- Administration af mobiltelefoner samt bestilling af hardware - Primær administrator hos Telenor Mobile Device Management (MDM) samt TDC erhverv i forbindelse med opsætning af mobiltelefoner - HR support / Onboarding mv. - Pasning af hovedtelefon, hovedpostkasse og e-boks- Support i forbindelse med planlægning af konferencer og workshops samt seminar- Journalisering samt undervisning af nyansatte i Workzone- Introducere nyansatte til tidsregistrering mTIME- Indkøb af kontorartikler, printerpapir, tonere, mælk, kaffe mv. til huset - Diverse administrative og praktiske ad hoc opgaver

Frederiksberg

•Koordineringsopgaver som bl.a. er: - Praktisk i forbindelse med fysisk udflytning af ICE fra Skatteministeriets Departement til Udviklings- og Forenklingsstyrelsen samt efterfølgende opfølgning på udflytningen. -Konsulenthåndtering, herunder oprettelse, forlængelse og nedlukning af konsulenter i samarbejde med ledelsen samt kvalitetssikring af ressourceark.-Planlægning og afvikling af seminar samt workshops og arrangementer.-Kvartalsvis interne kontroller samt sikkerhedstjek af systemadgange for medarbejdere og konsulenter jf. databeskyttelsesloven.- Mødeplanlægning samt booking af møder, bestilling af forplejning, sikre mødelokaler/ressourcer samt materiale håndtering. -HR-support i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere, kontorchefer samt konsulenter, herunder sikre opstartsmateriale, bestilling af computer udstyr, tlf., blomster, adgangskort samt kvalitetssikring af opstartsmateriale. •Support til og servicering af medarbejdere, kontorchefer samt konsulenter.•Kommunikation både skriftlig og mundtligt, herunder varetage henvendelser og forespørgsler på telefon og mail.•Bestilling af tjenesterejser og rejseprofiler (ind/udland) samt rejseafregninger. •Scanning, journalisering og arkivering af sager og dokumenter.•Oplæring af nye sekretærer samt sikre vidensdeling internt i sekretærtemaet. •Sikre optimering af processer og arbejdsgange internt i sekretærtemaet samt udarbejdelse af arbejdsbeskrivelser.•Bestilling af hardware og software samt tildeling af systemadgange.

•Skabe rammerne for nyoprettet projektsekretærstilling, herunder etablering af processer og arbejdsgange samt sikre den daglige administrative drift i ICE. •Support til og servicering af medarbejdere, kontorchefer samt konsulenter.•Koordineringsopgaver som bl.a. var:-HR-support ved rekrutteringsforløb (nye medarbejdere og kontorchefer), herunder overblik over stillingsopslag, indkaldelse af kandidater til samtaler, sikre materiale til samtalerne, sørge for booking af mødelokaler og forplejning, håndtering af videre proces vedr. ansættelse samt sende afslag mv. - HR-support i forbindelse med onboarding af nye medarbejdere, kontorchefer samt konsulenter, herunder sikre opstartsmateriale, bestilling af computer udstyr, tlf., blomster, adgangskort samt kvalitetssikring af opstartsmateriale. - Konsulenthåndtering, herunder oprettelse, forlængelse og nedlukning af konsulenter i samarbejde med ledelsen samt kvalitetssikring af ressourceark.- Planlægning og afvikling af seminar samt workshops og arrangementer.-Kvartalsvis interne kontroller samt sikkerhedstjek af systemadgange for medarbejdere og konsulenter jf. databeskyttelsesloven.- Mødeplanlægning samt booking af møder, bestilling af forplejning, sikre mødelokaler/ressourcer samt materiale håndtering. -Udrulning af nyt hardware til afdelingen. •Oprettelse/fordeling af sager, dokumenthåndtering samt scanning, journalisering og arkivering i forbindelse med:-Upload af informationer vedr. love og bekendtgørelser på Virk.dk-Henvendelser fra fællespostkasse -Konsulent udbud •Kommunikation både skriftlig og mundtligt, herunder varetage henvendelser og forespørgsler på telefon og mail.•Bestilling af hardware og software samt tildeling af systemadgange.

•Servicefunktioner som bl.a. var: -Sekretærbistand til/betjening af afdelingschefer, departementschef samt minister. -Kalenderstyring for afdelingschefer.-Mødematerialehåndtering, herunder sikre dags/mødemapper samt indsamling af mødemateriale og materialebestilling. -Bestilling af tjenesterejser samt varetagelse af rejseafregninger samt kontering af regninger. -Bestilling af mødeforplejning samt opdækning til møder og lave kaffe/the.-Telefonbetjening samt skriftlig og mundtlig kommunikation med interne og eksterne samt diverse samarbejdspartnere.•Dokumenthåndtering som bl.a. var:- Sagsbehandling i forbindelse med fortjenstmedaljer og ridderkors (oprette, forberede og afslutte sager). -Scanning, journalisering og arkivering af sager og dokumenter. -Posthåndtering samt fordeling af elektronisk scannet post og mails fra kontorpostkasserne. -Arkivering af markedsføringstilladelser og udnævnelser til Europæiske Lægemiddelagentur.-Godkendelse af månedlige periodeopgørelser samt arkivering.•Redigering/opdatering af tekst på ministeriets intranet.•Udpakning og registrering af hardware samt fysisk opsætning.•Udarbejdelse af elevpjece til fremtidige kontorelever i ministeriet.•Etablering af et fremtidigt elevnetværk på tværs af ministeriet og tilknyttede styrelser.

•Koordineringsopgaver som bl.a. var:-Bindeled mellem køkkenet, chauffører, hjemmeplejen, myndighedsafdelingen samt andet sundhedsfagligt personale i forbindelse med udbringning af madservice. -Planlægning og implementering af yderligere 3 kommuner ved madudbringningsdelen i forbindelse med kommunesammenlægningen. •Kundekontakt, herunder rådgivning og formidling af madtilbud til borgere, pårørende og sundhedsfagligt personale.•Telefonbetjening - medvirkende til at opretholde og udvikle gode samarbejdsrelationer til borgere, pårørende og samarbejdspartnere internt og eksternt.•Ansvarlig for kørselslister og pakkelister i forbindelse med udbringning af madservice samt oprettelse af borgere i klientkartotek.•Daglig registrering i klient-, ingrediens- og opskriftkartotek.•Scanning og registrering af menuplaner.•Udarbejdelse af tekst samt dokumentation af næringsindhold i køkkenets forskellige madtilbud i forbindelse med udviklingen af køkkenets hjemmeside. •Rundvisningen af køkkenet ved internationale besøg.

Børnehuset Flora

•Udarbejdelse af madplaner •Planlægning og tilberedning af måltider til 70 børn i alderen 0-6 år •Indkøb, varebestilling og varetagelse af budget •Rengøring af køkken samt opvask efter måltider •Administration og udfyldelse af egenkontrolrapport og de deri beskrevne opgaver •Har i samarbejde med ledelsen formuleret husets kostpolitik

Hgs

Kontoruddannelse Med Speciale I Offentlig Administration

Professionsbachelor I Ernæring Og Sundhed, Speciale I Human Ernæring