Managementassistent
CurrentVanaf januari 2009 ondersteun ik de afdelingsmanagers van HR Advies, Beleid en Beheer voor 32 uur in de week.Ik ben vrolijk, spontaan, kan goed werken in teamverband, ben sociaal ingesteld, goed communicatief vaardig, stressbestendig en heb een groot doorzettingsvermogen. Ik kan goed omgaan met veranderingen en vernieuwingen, ben proactief en pak zaken zelfstandig op. Ik heb geen 9 tot 5 mentaliteit.In mijn functie heb ik veel te maken met vertrouwelijke… Show more Vanaf januari 2009 ondersteun ik de afdelingsmanagers van HR Advies, Beleid en Beheer voor 32 uur in de week.Ik ben vrolijk, spontaan, kan goed werken in teamverband, ben sociaal ingesteld, goed communicatief vaardig, stressbestendig en heb een groot doorzettingsvermogen. Ik kan goed omgaan met veranderingen en vernieuwingen, ben proactief en pak zaken zelfstandig op. Ik heb geen 9 tot 5 mentaliteit.In mijn functie heb ik veel te maken met vertrouwelijke informatie.Ik maak onderdeel uit van de HR Ondersteuningspool en vervang collega managementassistentes bij afwezigheid.Mijn werkzaamheden bestaat uit:-complex agendabeheer-regelen, bewaken en indien mogelijk zelfstandig afhandelen van alle informatiestromen (post, email, telefoon)-controleren/rectificeren van vertrouwelijke correspondentie-voorbereiden en notuleren van management vergaderingen 1 x per week op locatie en/of via MS teams-bewaken van de opvolging van actiepunten voortkomend uit de management vergaderingen-ontvangen en aanmelden van bezoekers.-organiseren van bijeenkomsten, waaronder maandelijks het organiseren van de bijeenkomst Ambtseed voor het Concern Rotterdam in onderlinge afstemming met de secretariaten van de diverse Wethouders.-onderhoud contacten met catering op locatie inzake lunches en recepties. -bestellingen plaatsen in Oracle (kantoorartikelen, taxi, gebak, bloemen, overige attenties)-Vergaderruimtes reserveren en overige aanvragen in Planon-vergaderstukken in Alfresco zetten-aanspreekpunt voor de gehele afdeling-bijhouden inbox manager Show less