Pâmela Nazário Email & Phone Number

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Santa Catarina, Brasil

Atualmente a empresa não conta com nenhum profissional arquivista ou técnico, o setor de arquivo também não é considerado um departamento independente sendo subordinado à uma gerência diferente. Então estou realizando as atividades como arquivista a partir das experiências anteriores, com supervisão do chefe de departamento da área de TI. As atividades que desenvolvidas são as seguintes:-Reorganização integral do arquivo da empresa, pegando caixa por caixa e analisando documentos, realocando em pastas e caixas com guarda apropriada.-Criação de uma planilha para recuperação da informação, onde insiro todos os documentos que constam em cada caixa, um a um.-Padronização da guarda documental, a partir da reorganização, a guarda e etiquetagem das caixas está sendo padronizada, incluindo a numeração de caixas.-Reorganização dos arquivos DIGITAIS presentes nas pastas de rede do departamento, com nomeação apropriada dos documentos a fim de facilitar a recuperação da informação.--Desde maio do ano de 2021 venho atuando neste estágio, com atividades técnicas realizadas a partir de estudos próprios, disciplinas na faculdade e experência anterior. Com isso, nestes 10 meses, a readequação da massa documental de arquivos intermediários sob guarda do arquivo/centro de documentação da SEDE da empresa encontra-se 100% rastreável, indexada em ferramenta apropriada. Ainda, a partir do correto acondicionamento dos documentos, foi possível obter mais 56% de espaço, o que em números são 600 espaços a mais para guarda, apenas com a reorganização e sem a eliminação de nenhum documento. Já, em guarda permanente há aproximadamente 1.500 caixas de arquivos, que se encontram armazenadas em outro local fora da sede. Oportunamente um plano de ação foi criado para realizar o tratamento adequado destes arquivos, estando em fase de inicial, atualmente.-Ações Futuras, nesta organização:-Elaboração de uma TDD-Plano de Classificação Documental-Elaboração da Norma de Descarte de Documentos

Florianópolis, Santa Catarina, Brasil

atividades desenvolvidas-Atualização da LAI - Lei de Acesso à Informação-Alimentação do Banco de Dados com os documentos indexados-Atendimento de consultas e Devoluções-Recebimento e Organização de tranferências de outros departamentos para o arquivo Intermediário -Organização e Indexação das caixas do Arquivo intermediário-Auxílio na Limpeza e descarte de documentos com prazo de guarda vencidos-Realização de Orçamentos e Processos de compra/serviços conforme instrução normativa-Digitalização e controle de qualidade de documentos passados para o meio digital-Tratamento, digitaliação e indexação de Arquivos Históricos (Revistas e Boletins Informativos do CREA-SC, Banners, etc.)-Processamento de Fotos em CDs e fichas de Microfilmagem-Invetário Sumário dos arquivos Intermediário e Histórico-Anotação de humidade, temperatura e esvaziamento do desumidificador (Arquivo Histórico)-Auxílio na criação de instruções de trabalho-Auxílio no Protocolo Central, com recebimento e despacho de encomendas e serviços postais (Cartas, Malotes, Requerimentos, etc.)Todas as atividades realizadas de acordo com a legislação arquivística, utilização da Nobrade, IsadG e tabela de temporalidade. Assim como Instruções normativas do Conselho.