Administrative Coordinator
Current• Planejamento estratégico: estabelecimento de metas e de cronograma para cumprimento das tarefas.- Coordenar o Backoffice do departamento , denominado Pool constituído por cinco pessoas, interagindo com todas as áreas da empresa ( Diretoria Geral, Medical, Acesso, Força de vendas, Marketing).• Recepcionar a alta administração, fazendo ponte entre a chefia a as demais áreas da empresa.• Organização e controle da agenda.• Redigir textos empresariais/cartas comerciais: elaborar atas, cartas de convocação, cartas comerciais.• Coordenar, desenvolver e manter o grupo de secretárias, estagiárias do departamento em linha. • Agendamento de reuniões • Organização de eventos.- Acompanhar toda as reformas dos departamentos, contribuindo com idéias inovadoras, deixando o ambiente de trabalho um lugar agradável de passar o dia.• Organizar viagens: encarregado de prestar suporte total no que diz respeito a itinerários, reservas e até esclarecimentos sobre o lugar de destino do gestor.• Na área de infraestrutura da América Latina e Global : controles e solicitações de pagamentos a fornecedores (notas fiscais), organização de eventos para a área, monitoração do sistema de telefonia e vídeo conferência, processos de prestação de contas de reembolsos de despesas, controle de contratos e aditivos referentes aos serviços contratados pelo Departamento envolvido.• Assistência à Diretoria de negócios, área comercial e finanças com relação à rotina do dia a dia, dar suporte necessário à equipe da área: apresentações, relatórios de prestação de contas e elaboração de planilha, agendamentos de viagens. • Organizar conferências (comunicados internos / web meeting / café da manhã com departamento)• Fornecer suporte nas campanhas de sensibilização e eventos de conscientização realizados internamente. Ex.: Campanha Prevenção do Câncer de Mama em Outubro (Outubro Rosa)• Garantir compliance de acordo com Política vigente da empresa e demais políticas aplicáveis aos departamentos.
