Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie Gewährleistung eines reibungslosen Tagesablaufs.Vorbereitung von Vorstandssitzungen. Anfertigung und Zusammenstellung von VorstandspapierenKorrespondenz mit Vorstandsmitgliedern, Banken, Kunden und Dienstleistern in Abstimmung der Geschäftsführung.Rekrutierung von neuen Mitarbeitern. Führung von Vorstellungs- und Mitarbeitergesprächen. Vorbereitung der Arbeitsverträge. Vorbereitung von und Mitwirkung bei Auktionen.Erstellen, Aufbereiten und Aktualisieren von AuktionsdatenbankenÜberprüfung von Auszahlungsansprüchen von Einlieferern und Vorbereitung der Auszahlungen.Erstellen und Pflege von Kundenkonten.Betreuung unserer Kunden und Einlieferer.Rechnungsstellung sowie vorbereitende Buchhaltung. Kalkulation der Marge und Umsatzsteuer. Kooperative Unterstützung der Wirtschaftsprüfer bei den Jahresabschlussvorbereitungen. Führung des Inventars.Gestaltung und Optimierung von internen Prozessabläufen.

Vor- und Nachbereitung von Meetings. Protokollierung der Managementsitzungen und Überwachung der Folgetätigkeiten. Schnittstelle zwischen branchinternen Abteilungen sowie dem Head-office in Deutschland. Aktive Steuerung des internen Informationsflusses durch Informationsweitergabe und -einholung. Erfolgreiche Planung und operative Durchführung von Kundenveranstaltungen, Townhallmeetings sowie Vorstandssitzungen. Organisation von Tagungs- und Veranstaltungsorten, Catering und Marketing Material. Aktualisierung des Intranets. Zusammenarbeit mit dem Backoffice-Team bei der Erstellung von Teaminformations- und Kontaktseiten.

Führungen durch die ‚Money Gallery‘ des Museums. Einführung der Besucher in die Geschichte der Münzen und Banknoten anhand von Objekten der Galerie.

Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung eines Senior Managing Partners.Management eines stark ausgelasteten Terminkalendars. Koordination von Conference Calls oftmals über mehrere Zeitzohnen. Vorbereitung extensiver Reisen. Reisekostenabrechnung.Durchsicht und Annahme eines erheblichen Volumens an Anrufen und Emails, dabei selbständiges Ermessen und entsprechende Prioritisierung der Bearbeitung.Pflege einer extensiven Kontaktdatenbank. Zusammenstellung von Materialien für Supervisory Board und Management Committee Meetings in Absprache mit Associates.

Unterstützung der Kundenbetreuer bei der Findung von Zielkunden durch Recherche von financial reports und corporate information.Übernahme der Reisebuchungen und Reisekostenabrechnung für das Team.

• Selbstständige Organisation und Führung des Sekretariats.• Kontrolle und Weiterverarbeitung eingehender Rechnungen. • Vor- und Nachbereitung der Meetingräume.• Führung und Pflege der Unternehmensakten sowie der allgemeinen Dokumentenverwaltung.

Organisation von Museumsbesuchen und Stadtbesichtigungstouren für Erstsemesterstudenten des Fachs Kunstgeschichte. Erste Einführung in das Fach.

Mitarbeit an der Vorbereitung einer Ausstellung. Entwerfen von Beschreibungstafeln sowie einer Informationsbroschüre.Tätigkeiten in der Museumspädagogischen Abteilung. Vorbereitung und Durchführung einer Führung für Grundschüler durch die Porträtsammlung.

Mitarbeit an der Vervollständigung einer VCR Datenbank von avantgarde happenings und cutting-edge performance art der 70er und 80er Jahre. Sichtung und Kategorisierung des zu archivierenden Materials.