Mission d'Office manager : - Suivi des factures et paiement fournisseurs- Facturation client et relance- Gestion et suivi des devis- Suivi de la comptabilité entreprise- Création de KPI- Suivi RH- Gestion de la vie de l'agence- Assistance à la direction- Assistance gestion commerciale

- Accueil des visiteurs : Gérer l’accueil des apprenants et intervenants, en assurant un environnement convivial et organisé lors des formations en présentiel.- Suivi Qualiopi : Superviser le respect des standards Qualiopi pour chaque formation, incluant la collecte des retours et la mise en œuvre d’actions correctives si nécessaire.- Renouvellement de la certification Qualiopi : Préparer et gérer toutes les étapes de renouvellement de la certification, incluant audits internes et documentation.- Gestion administrative des dossiers : Assurer l’ensemble des démarches administratives des formations, de l’inscription à la préparation des audits.- Coordination avec les OPCO : Servir de contact principal pour garantir la conformité et le traitement des demandes de prise en charge.- Mise à jour du contenu web : Superviser la mise à jour du site pour garantir des informations claires et pertinentes sur les formations.- Facturation : Gérer l’émission des factures et le suivi des paiements pour chaque formation.- Veille réglementaire et sectorielle : Suivre les évolutions des normes Qualiopi et du secteur pour assurer conformité et pertinence de l’offre.

- Création de comptes clients et fournisseurs, - Enregistrement et traitement des commandes, - Pilotage, gestion et suivi de la facturation mensuelle des clients et des fournisseurs - Gestion des impayés - Coordination de la gestion administrative de 30 chargés d’affaires selon les directives du siège social dans 3 agences- Suivi financier, reporting, analyses statistiques

- Gestion financière ( facturation des clients, factures fournisseurs, pointage compte bancaire, interface cabinet comptable...)- Candidature aux appel d'offres ( veille, sollicitation des architectes, dossiers de candidatures )- Logistique ( Achat fournitures, réservation voyage, dépôt des courriers à la poste, ...)

- Gestion des outils de reporting- Gestion, animation et accompagnement du déploiement du Portail Multi Services en ligne- Gestion, animation et accompagnement du déploiement des outils de mesure de l’utilité sociale des PIMMS- Gestion, animation et développement de l’intranet et du site internet- Continuité des missions d'assistante administrative

- Gestion administrative ( Mise en place d'outils de gestion administrative, classements, archivages, accompagnement de l'équipe dans leurs tâches administratives, Mise à jour des documents...)- Gestion des moyens généraux ( courrier entrant et sortant, commandes diverses, standard téléphonique, message électronique ...)- Gestion des déplacements des opérationnels ( Réservations billets et chambres d'hôtels, facturation déplacements, ...) - Organisation des réunions et autres événements (Logistique, préparation des dossiers, rédaction des comptes-rendus...) - Suivi Administratif des ressources humaines (Recensement éléments nécessaires à l'établissement des salaires, contrôle des éléments)- Gestion comptable et financière ( Facturation, recensements des pièces comptables)- Gestion de la communication interne et externe (Diffusion d'outils de communications, gestion de la messagerie et de l'accès à l'intranet de l'entreprise, mise à disposition du réseau des outils de communication...).

- Traitement d’indicateurs, d’analyses chiffrées et suivi de budget- Participation à la création d’outils de pilotage- Création de supports de communication et présentation de réunion- Travaux de secrétariat (courrier, téléphone, message électronique…)- Gestion des agendas et des déplacements- Lancements et mise en place de la logistique d’animations diverses et événements- Diffusion d’offres d’emplois et contact d’intérimaires- Mise à jour des disponibilités des intérimaires - Participation à diverses animations (Informations Ecole, séminaires, etc.)

- Traitement d’analyses chiffrées- Mise en place de planning pour la formation - Travaux de secrétariat (courrier, téléphone, message électronique) - Tri et études de CV Etude sur la motivation des fonctionnaires du ministère