Simone Vieira Email and Phone Number

• Responsável pelo gerenciamento e organização das agendas diárias do VP Executivo, Diretorias de RH, Comercial, FP&A e Controladoria;• Responsável pela organização das pautas das reuniões semanais de diretoria e posteriores endereçamentos das pautas para as reuniões subsequentes de acordo a demanda de cada diretoria;• Solicitações e organização de viagens nacionais e internacionais, utilizando as melhores práticas logísticas na solicitação de passagens aérea, hospedagem, transfers. Conhecimento no sistema de viagens Argo.• Solicitações de reembolsos de despesas de viagens, bem como reembolsos referente as consultas médicas e exames junto ao seguro saúde do executivo;• Delegada em aprovar em nome do diretor as viagens do time de cada diretoria assistida desde que estivesse de acordo com as políticas definidas pela companhia;• Gestão administrativa e prestação de contas para alocação de centros de custos do cartão de credito corporativo da Vice Presidência;• Responsável pela centralização no lançamento de pagamentos das notas fiscais de consultorias externas de contratação de executivos referente a posições estratégicas e confidenciais;• Manter atualizado documentação da diretoria como prazo de validade de passaporte, visto americano e CNH para que não houvesse impactos em seus desempenhos profissionais como por exemplo nas viagens internacionais;• Conciliar agendamentos de reuniões internacionais;• Interface com os times das áreas assistidas para o auxilio de agendamento de reuniões e outras demandas da área;• Ponto focal para abordagem de agendamentos de reuniões na primeira abordagem de contratação de novos médicos de acordos as solicitações e demanda da diretoria de RH e do time de Carreira Médica;• Inscrições dos executivos em eventos nacionais e internacionais do setor.• Interfaces com as assessoras pares com compartilhamento de agendas e outras tarefas para que não impactasse na rotina do executivo;• Organização de documentos de forma digital.

• Responsável pelo gerenciamento das agendas do CFO, Diretoria Médica, Diretoria de TI, Diretoria de Marketing; • Responsável pela gestão de agenda presencial e virtual das reuniões de Board Meeting;• Solicitações e organização de viagens nacionais e internacionais, utilizando as melhores práticas logísticas na solicitação de passagens aérea, hospedagem, transfers. Conhecimento no sistema de viagens Argo.• Delegada em aprovar em nome do diretor as viagens do time de cada diretoria assistida desde que estivesse de acordo com as políticas definidas pela companhia;• Responsável pela Inscrição em eventos internacionais:* (ASCO - American Society of Clinical Oncology) para diretoria financeira e Diretoria Médica;* Patient Experience Conference - The Beryl Institute) para Diretoria Médica e * HIMSS Healthcare Information and Management Systems Society para a Diretoria de TI• Manter atualizado os dados da diretoria técnica médica do grupo, para posteriores envio de mailing e outros comunicados da diretoria médica executiva;• Solicitações de reembolsos de despesas de viagens, bem como reembolsos referente as consultas médicas e exames junto ao seguro saúde do executivo;• Responsável pelo lançamento para pagamentos de consultorias solicitada pela diretoria;• Manter atualizado documentação da diretoria como prazo de validade de passaporte, visto americano e CNH para que não houvesse impactos em seus desempenhos profissionais como por exemplo nas viagens internacionais;• Conciliar agendamentos de reuniões internacionais;• Interface com os times das áreas assistidas para o auxilio de agendamento de reuniões e outras demandas da área referente a diretoria assistida.

• Responsável pelo gerenciamento das agendas do CFO, Diretoria de RH, Operações e Supply Chain;• Solicitações e organização de viagens nacionais e internacionais, utilizando as melhores práticas logísticas na solicitação de passagens aérea, hospedagens, transfers. Domínio no sistema viagens Argo.• Solicitações de reembolsos de despesas de viagens, bem como reembolsos referente as consultas médicas e exames junto ao seguro saúde do executivo;• Controle de frota dos veículos da diretoria, responsável pelo gerenciamento das revisões, controle das multas de trânsito, aviso de sinistros e lavagens;• Delegada em aprovar em nome do diretor as viagens do time de cada diretoria assistida desde que estivesse de acordo com as políticas internas e compliance da companhia;• Cadastro e controle de contratos corporativos assinados pelas diretorias;• Responsável pelas solicitações de pagamentos à fornecedores e consultorias, via sistema ERP/SAP;• Triagem de e-mails e correspondências;• Controle de reservas de salas de reuniões do escritório;Em 2015 fui realocada para o Conselho de Administração da companhia trabalhando diretamente com o Presidente do Conselheiro, Conselheiros e a secretária da presidência do Conselho, dos quais minhas principais atividades eram:• Gerenciamento das agendas do Conselho;• Organização nas reuniões offsite de conselho, organizando a infra estrutura como coffee-breaks, almoço e equipamentos para as apresentações;• Elaboração de relatórios de reembolsos de despesas de viagens nacionais e internacionais;• Gestão e controle de pagamentos referente ao family office da presidência do conselho (funcionários das residências de São Paulo e Fortaleza e outros fornecedores);• Interface direta com os motoristas e equipe de segurança de São Paulo e Fortaleza (fornecendo informações sobre a agenda como horários de voos e compromissos externos);• Organização de arquivos e documentos confidenciais da presidência do conselho.

• Gerenciamento da agenda da diretoria;• Solicitação e organização de materiais de escritório;• Controle de reserva das salas de reuniões;• Responsável pelas solicitações de pagamentos à fornecedores e consultorias, via sistema ERP/SAP;• Arquivos de documentos e arquivos;• Triagem e envio de correspondências;

As atividades da Software Design eram focadas no desenvolvimento de softwares e também locação de salas de reuniões para eventos corporativos, do qual fui contratada para dar suporte administrativo, tendo como minhas principais atribuições:• Assistência à vendedores com check-list na revisão de propostas;• Administração e organização da infra-estrutura da sala de eventos de acordo a proposta, reserva da sala, organização de equipamentos de multimídia e organização disposição do formato dos assentos da sala;• Solicitação de A&B (alimentos e bebidas) com treinamento das copeiras de acordo a agenda do evento.• Alinhamento com a recepcionista para a recepção de todos dos participantes do evento bem como o direcionamento para a sala correspondente;• Emissão dos faturamentos de clientes, controle de relatórios de faturamento, e de títulos recebidos e de títulos a receber;• Compra e arquivo de material de escritório, inclusive compra de alguns itens de infra estrutura que poderiam ser disponibilizados nos eventos, como flip-chart, laser-pointer, entre outros materiais).

• Reporte direto a Secretária da Presidência, responsável pela organização de arquivos confidenciais da presidência;• Emissão de passagens e reserva de hospedagens nacionais para a Diretoria de Suprimentos;• Triagem e envio de correspondências;• Cadastro de cartões de visitas;• Responsável pela organização de documentos e arquivos;

• Cadastro no sistema de todos os visitantes externos;• Controle de correspondência e distribuição para a área responsável;• Atendimento telefônico e direcionamento das ligações para área responsável;• Despacho e recebimento de malotes dos correios;• Atenta aos detalhes com atendimento cordial.