Service gestion crédits

• Suivi et organisation de l’emploi du temps de la Directrice Générale Adjointe et de 4 Directeurs "Achats Généraux" et "Achats Techniques", "Politiques Publiques" et "Transformation & Processus" : o Gestion des agendas complexes et mouvants. (Visioconférences, entretiens, rendez-vous).o Organisation de leurs déplacements et l'ensemble des formalités afférentes.o Planification et organisation des réunions.o Organisation de séminaires pour l'ensemble de la Direction (220 personnes), et de divers événements.• Accueil et Office Management : o Accueil téléphonique et physique des invités interne et externes.o Réalisation des comptes-rendus, présentations, rapports, PowerPoint.o Gestion du Courrier, des dossiers (enregistrements, tri, diffusion, suivi, classement, archivage).o Assistance sur certains dossiers spécifiques de la direction.o Interface et coordination entre la Direction Générale et ses interlocuteurs internes et externes.o Traitement et mise en forme de documents. Élaboration & suivi de tableaux de bord.o Gestion et suivi de dossiers RH (Suivi des plannings congés payés des recrutements).o Gestion des commandes Classiques (SAP) (fournitures, buffets, petits déjeuners magazines, cartes, contrats de maintenance et de prestations).o Gestion des commandes Projets (SAP) avec interface Ugap/Titulaires de marchés. o Suivi des dépenses et Gestion de budget (sur SAP).o Partie comptable (Traitement et transmission des justificatifs et documents comptables)

• Gestion du standard téléphonique et de l’accueil. (6 filiales à étranger)• Assistanat du Directeur d’Etablissement et renfort aux services RH et comptable.• Agence de voyage pour 50 salariés, notes de frais. Organisation de 6 Séminaires/an.• Réalisation des formalités administratives liées aux déplacements à l’étranger des collaborateurs (demandes de visas, sorties du territoire, etc..).• Gestion des services Généraux (Restauration, fournisseurs, maintenance bâtiment…).• Gestion d’un parc Auto de 30 véhicules (Entretien, contrats auto, assurance…).

• Assistanat R.H. (6 premiers mois) : Secrétariat du Directeur des Ressources Humaines.Suivi plan formation, éléments de paie, contrats, Congés.• Assistanat de Direction : 2 Directeurs Associés : 50% (Effectif équipes environ 80)Gestion des appels, courriers, agendas, déplacements, réunions, buffets de l’agence.Gestion de la boîte mail « direction » : impression, transmission et classement.• Assistanat de Projet Externe « Recouvrement C.H.U. des Antilles » : 25%Suivi des procédures d’accompagnement de projets et du planning.Vérification de la conformité entre le CDC et la réalisation du projet. Suivi budgétaire.• Assistanat de Projets internes : 25%Projet Qualité : Animation du Pilotage de processus et du contrôle interne.Projet NQI Orchestra : Suivi et mise à jour de l’application de gestion de Projets et appui aux utilisateurs.

• Gestion des Commandes d’approvisionnements dans SAP et des litiges sur 20 marques dont Asus, Microsoft, MSI, N'VIDIA, Samsung, Verbatim, Western Digital.• Création et gestion des références « Produits » dans SAP.• Mise en avant des produits et développement des ventes.• Analyse du marché et de la concurrence (statistiques, reportings).• Négociation, définition et réalisation de plans marketing opérationnels et promotionnels. • Management des équipes d’acheteurs sur les opérations Commerciales Multifournisseurs.• Présentation & Animation de produits à l’ensemble des équipes & Directions commerciales.• Coordination commerciale et animation des Forces De Vente • Plan de Communication et Actions Marketing.

Assistanat Qualité : • Exploitation, diffusion et classement des informations du service. • Préparation des revues de Direction Qualité : Actualisation, mise à jour des outils de suivi.• Mise à jour, traçabilité, hiérarchisation et archivage des documents dans un SMQ.• Gestion des réclamations internes/externes jusqu’à leur résolution.• Suivi du plan d'actions correctives/préventives, des indicateurs et du Coût de Non Qualité.• Mise en place d'un logiciel de gestion de signature des procédures via Outlook, formation et assistance des utilisateurs.• Utilisation quotidienne de l'Anglais.Assistante Commerciale (Pendant 4 ans)• Rédaction et transmission des contrats d’Offre de Prix aux clients. • Assistanat commercial de 3 Agents Technico-Commerciaux. (60 clients)• Suppléance Administration des ventes sur AS400 (commandes clients, factures, BL...)

Prospection téléphonique, gestion commerciale et présentation des techniciens aux clients.

Qualification et mise à jour de la Base de données Clients. Accueil et Standard Téléphonique (2h/jour).