Tijdelijke ondersteuning van het management team

Afdelingssupport, beheer relatiegeschenken, teksten en documenten plaatsen op de website.

O.a. inzetbaar voor: secretariaatsservice, office management, financiële administratie, secretariële ondersteuning, teksten (her)schrijven, evenementenorganisatie, structurering secretariaat, projectondersteuning, gastvrouw.

Verhuisproject: - interne verhuizing van 2000 medewerkers- technische migratie naar een cloud omgeving- van traditionele werkplekken naar desk sharingMoving project:- internal move of 2000 employees- technical migration to a cloud environment- from traditional work spaces to desk sharing

Verzorgen van het volledige secretariaat op afstand.

Als spil fungeren op een hectische afdeling. De taken zijn secretarieel, financieel en organisatorisch.

Alle secretariële werkzaamheden waarbij een grote component bestaat uit procedures en risk management.

Algemene secretariële werkzaamheden (telefoon, agendabeheer, e.d.); beheer van projectoverzichten, monitors en dashboards; voorbereiden en notuleren van vergaderingen; aanspreekpunt voor IT en financiële zaken; financiële administratie voorbereiden; huisstijlbewaking; teksten controleren/aanpassen; beheren van voorraden.

Schrijven van procedures voor de binnendienst (back office); schrijven van een handboek voor de binnendienst; ontwerpen van planningsdocumenten en formulieren; inwerken van 2 nieuwe medewerkers; adviseren in project ‘standaardisatie cursusmateriaal’; plannen van trainingen/scholingen, inclusief het regelen van de locatie en de docent en het verzorgen van middelen en materialen; voorbereiden en notuleren van teamoverleg; aanspreekpunt en sparringpartners voor projectleiders.

Opzetten van administratieve processen van deze nieuwe vestiging;Projectcoördinatie;Selecteren en informeren van kandidaten;Schrijven van wervingsteksten (voor internet), functieprofielen en advertentieteksten;Plaatsen van wervingsteksten op diverse jobsites;Opstellen van contracten;Administratieve afhandeling van procedures;Bijhouden van financiële administratie;Officemanagement (kantoorartikelen, schoonmaak, IT-ondersteuning, etc.);Ontwerpen van formulieren en rapportages voor in- en extern gebruik.

Opzetten van financiële, order en verkoop administratie in nieuw systeem (AccountView);In- en verkooporderverwerking;Financiële administratie (bank, kas, debiteuren en crediteuren);Voorraadadministratie;Maandelijkse verslaglegging aan directeur/ aandeelhouder;Aangiftes omzetbelasting en ICL;Betalingen voorstellen en uitvoeren;Productieplanning;Telefonisch contact met leveranciers en klanten;Voorbereiden van salarisadministratie;Ondersteuning bij personeelsbeleid;Voorselectie van potentiële klanten;Gastvrouw op beurzen;Diverse organisatorische hand- en spandiensten;Marketingactiviteiten zoals het ontwerpen van een nieuwsbrief en flyer met gadget;Website vertaald Nederlands-Engels en websitebeheer.

Aanspreekpunt voor de afdeling Consumentenmarketing (50 fte), zowel intern als extern en internationaal;Alle voorkomende secretariële taken (telefoon, agendabeheer, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, verlofdagenregistratie, etc.);Interne evenementen organiseren;Gastvrouw bij externe evenementen;Zorgen voor uitvoering van acties uit nationale en internationale vergaderingen door afdeling;E-mail managementteam afhandelen;Opzetten en beheren van digitaal archief van managementteam;Boeken van vluchten/hotels/vergaderarrangementen;Begeleiden van inkoop/financiële/HR procedures voor de afdeling;Naast standaard taken projectondersteuning (planningen, actielijsten, notulen).

Functioneel verantwoordelijk voor resultaten back office (5 fte);Order-, inkoop- en financiële administratie;Berekenen en uitwerken van offertes;Klachtenbehandeling/probleemoplossing;Advertentiemateriaal opstellen;Telefonische en persoonlijke verkoop;Sollicitatieprocedures;Alle voorkomende secretariële taken (correspondentie, agendabeheer, telefoon, etc.);Gastvrouw op beurzen;(her)Schrijven van redactionele stukken in magazines;Assistentie bij productontwikkeling en personeelsbeleid.