Vanessa Delgado Email and Phone Number

- Organiser, et exécuter les activités pour le directeur : - prise de PV de séances - traitement du suivi des affaires « Konsul » - DSJ - établir et rédiger divers documents : correspondance interne et externe, présentations, affiches, tableaux, publipostage et listes Excel)- Organiser et exécuter les activités pour la division des ressources EDFR : - prise de PV des séances de direction et de groupes de travail, - établir et rédiger divers documents, - établir et mettre à jour des organigrammes et trombinoscopes, - encadrer en collaboration avec la secrétaire RH la formation d’un(e) apprenti(e), - accomplir en collaboration et en appui avec les RH des formalités administratives (anniversaires, naissances, décès, etc.), - gérer l’envoi des cadeaux de Noël (mise à jour de la liste des destinataires, préparation des envois avec la carte retenue, envoi), - gérer la planification du personnel (vacances, services, formations, etc.) à l’aide du logiciel PEP Polypoint, - gérer le suivi des formations du personnel (demandes, inscriptions, planification, etc.)- En collaboration avec son supérieur : - Réaliser les mutations dans les domaines de la gestion du temps et de la planification des absences - Contrôler et établir les réductions annuelles des vacances en cas de maladie ou d’accident - Coordonner les manifestations (information à la cuisine et à la centrale, mise à jour de la liste, etc.)- Lors de l’absence de son supérieur, déclarations et suivi des déclarations en cas de sinistres (incendie, eau, etc.)- Traduire des textes du français vers l’allemand et inversement- En collaboration avec la comptabilité, gestion et suivi des inventaires annuels- Tenir et gérer le stock des "cadeaux pour les visites" du BA- Gérer le site commercial « bellechasse.ch »- Gérer et commander les stocks de matériel de bureau- Collaborer avec la secrétaire RH et effectuer des remplacements

J'ai été engagée dans le cadre du projet de fusion entre les Etablissements de Bellechasse et la Prison centrale qui seront réunis en 2018 sous la dénomination "Etablissement de détention fribourgeois EDFR". Durant cette année de préparation à la fusion, mes tâches ont été les suivantes :- Accompagnement du chef de projet et des responsables des sous-projets dans les tâches en lien avec la fusion (organisation des séances, préparation de documents Word, Excel et Powerpoint, archivage des documents pour le suivi du projet, etc.)- Gestion des agendas concernant les séances et réservation des salles- Vérification et correction de l'orthographe de divers textes- Prise de procès-verbaux lors des séances en lien avec la fusion, lors de séances du personnel ou encore lors de séances de direction- Gestion du planning de l'avancement des projets en lien avec la fusion et suivi des délais- Préparation des documents / des formulaires à la migration Gina NT vers Gina Web- Prise en charge des tâches administratives- Prise de téléphones, réception et tri du courrier- Adaptation de documents (rapports, etc.)

Gestion et saisie des licences

Achats, Qualité et Assurances :o Accueil au secrétariat de la succursale de Fribourg pour CSD Ingénieurs SA et prise de téléphoneso Réception et tri du courrier o Prise en charge des tâches administrativeso Correspondance couranteo Gestion des agendas des ingénieursMarketing et Communication :o Organisation d’un événement RH de son début à la fin o Mise à jour des informations de la BDC (Base de données clients) o Traitement des commandes du matériel avec logoo Vérification et correction de l’orthographe des publications sur le netRH :o Recrutement 1ère sélection et convocation des candidats Participation aux entretiens Vérification et correction de l’orthographe des annonceso Administration Entrée et sortie du collaborateur Contrôle mensuel des heures et des frais des collaborateurs Gestion de la vie du collaborateur (gestion des absences militaires, congé maternité, cas assurance maladie et accident)Finances :o Facturation des créanciers dans Abacus et saisie des écritures comptableso Rappels des débiteurso Gestion mensuelle et clôture de la caisse o Paiements e-Bankingo Appui lors de la saisie des statistiques

Travail d'étudiant durant le weekend et les vacances scolairesRayons travaillés :- Boulangerie- Caisse- Food- Non-food- Surgelés- Stand de feux d'artifices en été