Anna Kalinowska Email & Phone Number

Kraków, Pl

Kraków, Woj. Małopolskie, Polska

Kraków, Poland

• Managing the day-to-day aspect of high level and demanding schedule including extensive diary management • coordinating meetings including the preparation of meetings agendas and associated documentation • developing and maintaining professional interaction with high level executives and senior management • preparing presentations for executive meetings and senior group events arranging for meetings internally and externally including agenda meeting minutes and follow-ups as well as refreshments and meetings logistics producing communication materials for key meetings and conferences • Shared ownership and accountability for organizing a number of company events meetings for example All Hands interaction meetings picnic parties • supporting in onboarding activities for the new team members • supporting internal communication in liaison and with HR, facility, communications lead and other stakeholders • booking and arranging travel transport and accommodation with agreed budgets • processing invoices related to travel expenses under finance directions • involvement in the administrative tasks example vendor setup process

Kraków, Woj. Małopolskie, Polska

W swojej pracy łączę rolę Office Managera oraz Asystentki Zarządu. Przez pewien czas byłam również asystentką Rady Nadzorczej. Pracując w startupie wspomagam różne działy.• Czuwanie nad dokumentacją Spółki, kompletowanie, przesyłanie, skanowanie i archiwizowanie umów/dokumentów , tworzenie i obieg dokumentacji• Organizowanie posiedzeń Rady Nadzorczej, Zarządu oraz Wspólników, protokołowanie, kontakt z prawnikami, notariuszem• Umawianie spotkań prezesa, asystowanie w prowadzeniu kalendarza• Załatwianie spraw urzędowych / sądowych• Zamawianie kart kredytowych, wprowadzanie przelewów• Zaopatrzenie. Negocjowanie, podpisywanie umów z dostawcami np. DHL, Lyreco, Eden, firma sprzątająca, biura tłumaczeń, ubezpieczenia• Nadzór nad pracami konserwatorskimi, zlecanie napraw, troszczenie się o stan techniczny biura• Organizowanie prezentów biz., eventów, spotkań, podróży służbowych i ich rozliczanie• Uczestnictwo w audytach, kontroli z Sanepidu• Onboarding i offboarding pracowników. Kierowanie na badania medycyny pracy, zlecanie szkoleń bhp i stanowiskowych. Zapoznawanie pracowników z regulaminami. Kompletowanie dokumentów pracowniczych. Archiwizacja teczek. Wystawianie pracownikom zaświadczeń. Koordynacja wniosków, obiegówki, przydzielanie kart pokładowych / parkingowych.• Organizacja benefitów i zarządzanie nimi tj. Multisport, lekcje angielskiego, ubezpieczenie medyczne• Wspieranie księgowej, wysyłka PITów , opisywanie, przekazywanie faktur, rachunków, delegacji itp.• Rejestr sprzętów, zakup sprzętu po konsultacji z działem IT, wyposażanie nowych pracowników, zamawianie numerów telefonów, zarządzanie usługami Orange• Obsługa telefonu i maila firmowego, obsługa korespondencji, łączenie rozmów• Wykonywanie dodatkowych zadań przydzielanych przez Zarząd, kompletowanie dokumentacji przetargowej, drobne delegacje• Odpowiedzialność za ewakuację, pierwszą pomoc, reprezentowanie pracowników w PPK, rola łącznika między pracownikami a pracodawcą.

• Obsługa kancelarii (przyjmowanie gości, łączenie rozmów, wydawanie kart wejściowych, zamawianie taksówek, rezerwacja hoteli, restauracji, organizowanie cateringu, pomoc w organizowaniu eventów)• dekretacja korespondencji, nadawanie przesyłek kurierskich ( w tym przesyłek nietypowych – współpraca z agencjami celnymi, sporządzanie dokumentacji eksportowej, kontakt z odbiorcami spoza UE w tym z krajów Azjatyckich i USA), wysyłka towarów niebezpiecznych w tym dual use, współpraca z działem logistyki i firmami kurierskimi, • Zaopatrywanie biura w materiały spożywcze i biurowe, kontrola zapasów, składanie zamówień u dostawców, rozliczanie faktur w programie SAP , sprawdzanie kompletności zamówień, wycena i ofertowanie zamówień specjalnych na życzenie office managera, dysponowanie i odpowiedzialność za budżet na zaopatrzenie• Nadzorowanie prac konserwatorskch, współpraca z działem BHP, rozliczanie konserwatorów z wykonanych prac• Wystawianie PZ w programie SAP , rozliczanie faktur w SAP , reklamacje faktur, rejestracja i wysyłanie dokumentacji do odpowiednich działów• Wspomaganie działu zakupów, szacowanie zużycia artykułów spożywczych i biurowych, branie udziału w inwentaryzacji, zakupie, i utylizacji środków trwałych• Zamawianie i kasacja pieczątek dla biura, prowadzenie ich rejestru, rozliczanie obiegówek pracowników, zamawianie wizytówek, prasy, plakatów i broszur informacyjnych, współpraca z drukarniami• Przesyłanie dokumentacji pracowników do działu HR, rejestrowanie delegacji i zaliczek pracowniczych, udzielanie pracownikom informacji o procedurach dot. prawidłowego obiegu dokumentów• Pomoc w tworzeniu i wdrażaniu nowych procedur administracyjnych a także aktualizacja tych obowiązujących• Czuwanie nad serwisem ekspresów do kawy, wind , alarmów, centralek przeciwpożarowych etc.• Koordynowanie ewakuacji budynku w razie pożaru, wspomaganie bądź zastępowanie office managera

Kraków, Woj. Małopolskie, Polska

• Prowadzenie sklepu internetowego na platformie Shoper• Zamawianie towaru, wystawianie faktur, sporządzanie inwentaryzacji i raportów• Tworzenie opisów produktów• Inne działania towarzyszące prowadzeniu działalności