Clara María Arango Email & Phone Number

Panama

City Of Knowledge, Clayton

 On behalf of supervisor, manage incoming and outgoing correspondence, e-mails and telephone calls.  Provide routine information pertaining to the work of the office. Liaise with Head Quarters to request information, manage missions of the Director to HQ and support mission of the Regional Director and Deputy Director to the Regional Hub.  Preparation of correspondence, directives, comments on behalf of the director for his signature and making follow-up when required.  Maintain the supervisor’s calendar, contacts with high-ranking visitors, arrangement of appointments and meetings.  Organize official travel on behalf of supervisor and preparation of high-quality briefing materials for supervisor mission.  Prepare documentation for the supervisor’s signature reviewing for style, factual and grammatical accuracy.  Coordination of the information flow in the office, follow up on circulation files. Draft non-substantive correspondence and ensure follow-up. Maintain policy, confidential and general management files.  Preparation of informal translations Maintenance of protocol procedures Organization of trainings to UN staff on coordination, administration and protocol issues.  Support activities and conferences by making the travel and logistical arrangements, through engaging with facilitators, partners, country offices, caterers, and host for the Director and performs liaison duties with other units and executive associates of other UN Agencies and Heads of Office in Latin America and the Caribbean.

Panamá

Planificación de las actividades descritas en el marco de resultados del clúster para Venezuela, Centroamérica y Caribe.Encargada de toda la logística para el desarrollo de las diversas actividades internas y externas de la organización, incluyendo talleres, foros, congresos, etc. en los países del clúster.Tramitar y dar seguimiento a todo el proceso de adquisiciones para la ejecución de las actividades a realizar, efectuar requisiciones, órdenes de compra, obtener cotizaciones, adjuntar documentación soporte, preparación de materiales.Encargada de tramitar y dar seguimiento a todo el proceso de pago a proveedores y clientes internos para la ejecución de actividades del proyecto a realizar, en coordinación con el departamento pertinente: efectuar solicitudes de pago, adjuntar documentación soporte, registros financieros y facturas en plataformas del negocio.Presentación de informes de resultados de las actividades realizadas y que permitan conocer el progreso de los proyectos.Participar en todas las actividades asignadas concerniente al desarrollo de los distintos proyectos, de tal manera se pueda brindar apoyo y seguimiento a la implementación del mismo.Gestionar el archivo digital y físico de todas las actividades realizadas, junto a toda la documentación soporte;Relación y negociación con distintos proveedores a nivel internacional, así como preparar las condiciones de las diversas actividades a proveedores, velando y asegurando el debido cumplimiento de los mismos, supervisando la calidad de los entregables;Elaboración de estrategias para mejorar la calidad de los servicios;Trato con clientes externos de perfil gerencial, médico y conferencistas de alto nivel del área de Centroamérica, Caribe, Estados Unidos y EuropaPreparación de documentación necesaria para las auditorias de acuerdo y en cumplimiento a la normativa de la organizaciónCoordinación y comunicación con el departamento de cumplimiento para identificar y escalar los conflictos de interés;

Planificar y coordinas las actividades en que participa la Institución (ferias, aniversarios, eventos varios); dirigir y supervisar la ejecución exitosa de estas actividades; confeccionar documentos de pago; preparar el presupuesto de actividades y elaborar informes finales.

Maestrìa, Imagen, Publicidad E Identidad Corporativa

Licenciatura, Mercadeo Y Publicidad

Bachiller En Ciencias

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