Esther Stroober Email & Phone Number

Dordrecht, Zh, Nl

Sliedrecht

Secretariële ondersteuning van de gemeentesecretaris, directie- en managementteam:⦁ Voeren van complex agendabeheer; plannen, maken en voorbereiden van afspraken.⦁ Plannen, voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen van het MT.⦁ Organiseren van bijeenkomsten e.d. voor het Management team en het College van B&W.⦁ Archivering van documenten en stukken in Mozaïek.⦁ Vervanging bij afwezigheid van Bestuurssecretaresses.

In een duobaan ondersteunend aan 4 partners/directeuren: ⦁ Complex agendabeheer; plannen, maken en voorbereiden van afspraken - zowel zakelijk als privé. ⦁ Screenen van inkomende telefoongesprekken en e-mails, het prioriteren en nemen van acties. ⦁ Regelen van reizen, verzorgen reisschema’s en verzorgen visums. ⦁ Correspondentie in Nederlands en Engels. ⦁ Plannen, voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen. ⦁ Internationaal relatiebeheer (telefonisch en via email). ⦁ Organiseren van bijeenkomsten intern en extern evenals gastontvangsten ⦁ Organiseren van beursdeelname.

Deze functie was tweeledig:1. Hoofd secretariaat:⦁ Dagelijkse aansturing, coaching en beoordeling van de medewerkers van het secretariaat.⦁ Meewerkend voorvrouw: het redigeren offertes en rapporten, afspraken maken voor adviseurs, etc.⦁ Bewaken van het juiste gebruik van de huisstijl.⦁ Deelname aan het stafoverleg en het projectteam ter verbetering van interne processen.2. Office management:⦁ Verantwoordelijk voor de faciliteiten/uitstraling van het kantoor.⦁ Budgetbeheer office management gerelateerde kosten.