Fernanda Durães Email & Phone Number

Sorocaba, São Paulo, Brasil

Assistant to CEO of Toyota Latin America and Caribbean

Sorocaba, São Paulo, Brasil

Assistant to the President of Toyota do Brasil.

São Paulo Area, Brazil

- Managing and prioritized executives' schedules to ascertain that their time are focused on critical strategic issues. Including making appointments and prioritizing the most sensitive matters; - Serve as the executive key point person by coordinating sector-related business units and other facets of the company;- Execute various administrative tasks, including travel arrangements (international and domestic itineraries) as needed; - Prepare accurate Expense Reports;- Follow attainable project timelines and keep teams on task to complete milestones according to company schedule;- Assist in the logistical preparation of conferences and meetings;- Coordinate internal and external events;- Assistance to visitors business trip, coordinating agenda, hotel, driver, room reservation, restaurant and business visits;- Service and support to internal and external customers;- Management of office supplies, coordination of accepting and signing for deliveries and coordination of shared materials across departments.

São Paulo Area, Brazil

Assistant to General Managerst and Executives Coordinators Expatriates

São Paulo Area, Brazil

- Maintain directors’ calendars, manage schedules/set up meetings, booking meeting rooms, answer phones, manage & deliver mail, plan and coordinate events/team meetings. - Coordinate travel arrangements, process expense reports & invoices.- Meet and greet clients and visitors. - Provide intermediate level of Word, Excel & PowerPoint for presentation material preparation.- Organize conference calls/video conferences.- Prepare and processing of expense reports in a timely fashion ensuring adherence to policy.- Onboarding / Offboarding departments – Coordination of requests for accesses and work material._______________________________________________________________________________- Organização das agendas, coordenação de reuniões, reservas de salas, organização de eventos com o time.- Organização de viagens de negócios, reservas de passagens aéreas e hotéis, bem como preparação das agendas de viagem e prestação de contas dos diretores.- Atendimento aos visitantes, clientes internos e contatos externos.- Elaboração de documentos e apresentações bilíngues: reportes, relatórios, planilhas de controle, cartas e memorandos.- Elaboração de apresentações para reuniões com diretores e times.- Coordenação de conference call e vídeo conferencia.- Gestão e manutenção de arquivo geral.- Coordenação e processamento de despesas gerais.- Coordenação do processamento de pagamentos de faturas e/ou recibos de prestadores de serviços, determinando a entidade responsável pelo pagamento, centro de custo impactado e aprovação prévia.- Registro e controle das férias e ausências do time.- Onboarding / Offboarding dos departamentos - Coordenação de pedidos de acessos e material de trabalho.

São Paulo Area, Brazil

- Support the board and the project team.- Make travel and accommodation arrangements for Jamaican executives and directors (booking cabs, hotel bookings, organizing flights, preparing visa letters).- Participate in strategic meetings with foreign executives to compose and distribute the minute of meeting.- Request and control of the payment orders, budgets and expenses.- Responsible for the communication/opening a ticket with the information technology area in Bogota._______________________________________________________________________________- Suporte à diretoria e ao time do projeto.- Suporte aos executivos estrangeiros (deslocamento, hospedagem, localização, legalização).- Participação de reuniões estratégicas com executivos estrangeiros.- Elaboração de atas em Inglês.- Solicitação e controle de ordem de pedido, orçamentos e gastos.- Responsável direta pela comunicação/abertura de chamado com o setor de tecnologia da informação em Bogotá.

São Paulo Area, Brazil

- Providing full secretarial support to a department of 6 employees by utilizing superior organizational and planning skills.- Translation and transcription of proposals, contracts and e-mails.- Meet and greet clients, suppliers, sales team and importers/exporters. - Act as the main point of contact for all administrative issues.- Control of all company’s files.- Support to the financial director (handle all financial dealings like accounts payable and receivables, bank deposits, etc.).- Launching invoice (NF) using Microsiga system.- Managing office equipment and office space.- Purchasing office and cleaning material and keep the inventory control.- Control the fleet of vehicles; keep track of rental houses; control the phone bills of the salesmen and the company._______________________________________________________________________________- Desenvolvimento de atividades de secretaria à presidência.- Tradução e transcrição de propostas, contratos e e-mails.- Atendimento aos exportadores/importadores e providências necessárias no Brasil ou no exterior.- Lançamento de nota fiscal de entrada utilizando o sistema Microsiga.- Elaboração e controle de arquivos.- Suporte à diretoria financeira.- Gerenciamento do escritório.- Controle de estoques.- Controle de alugueis particulares.

Cincinnati - Oh

- I experienced the AuPair program living in Cincinnati – OH for two years (2004 to 2006). Improvement of English language, experience the American culture and took some courses such as Marketing, Business, Events and English as a second language._______________________________________________________________________________- Vivência no programa de trabalho e estudo, AuPair, por dois anos (2004 -2006) em Cincinnati, Ohio, EUA. Aprimoramento do idioma, vivência na cultura americana e realização de cursos voltados para área de marketing, negócios, eventos e Inglês.

São Paulo Area, Brazil

- Responsible for controlling incoming and outgoing consignments, reducing losses over the previous management. - Improved control of order management.- Participated in the organization of the VivaVinho event facing customers such as hotels and restaurants._______________________________________________________________________________- Responsável pelo controle de entrada e saída de consignações, reduzindo as perdas em relação à gestão anterior.- Melhoria do controle de administração de pedidos.- Acompanhamento da produção dos tablóides de propaganda dos produtos, melhorando sua apresentação.- Participação na organização do evento VivaVinho voltado aos clientes como hotéis e restaurantes.

Bachelor'S Degree, Business Administration And Management, General

Education record