Helena Moraes Email & Phone Number

São Paulo, Sp

Assistência ao Diretor da Unidade e de Operações.Apoio administrativo - Multitarefa e facilitadora.Assistência em agendas do gestor e consultores de carreira, totalizando 26 profissionais.Atendimento Telefônico (PABX) e presencial aos colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes.Atendimento ao cliente por chat do workplace by facebook e WhatsApp. Atendimento solicitações diversas de infraestrutura, pequenas compras.Realizar levantamentos diversos e elaborar demonstrativos e relatórios a pedido do gestor.Organização de salas de reunião.Logística de pequenos eventos.Interface com áreas de manutenção do condomínio.

São Paulo, Sp

Secretária da sócia CEO e Diretoria Comercial. Amplo conhecimento em atividades administrativo comercial.Responsável pelo controle de agendas, solicitação e acompanhamento de viagens, mapeamento e inscrições em eventos, liberando as executivas para se dedicarem às atividades estratégicas. Controle e follow up de atividades, administração de caixinha, preparação de cartas. Preparação e formatação de apresentações para clientes.Atendimento a empresas clientes para venda receptiva, envolvendo propostas, preparação de contrato e controle da alocação de consultores após contratação do serviço.Cadastro e liberação de vendas para emissão de Nota Fiscal.Cadastro e atualização de dados de clientes, consulta de propostas e informações no CRM e ERP.Acompanhamento rigoroso de todo o processo de vendas até o faturamento, ajudando a equipe comercial a atingir metas mensais e até superá-las. Preenchimento de informações em sites para participação de tomada de preços ou licitação.Preparação de documentos para participação de tomada de preços ou licitação.Preparação de relatórios comerciais e apresentação em reuniões internas.Reorganizei os processos das áreas administrativa e comercial, gerando melhoria dos controles de vendas como status das propostas, previsão de faturamento, vendas por serviço e por Unidade, ticket médio e origem das oportunidades.

São Paulo, Sp

Mesmas atividades do período de dezembro/2013 até agosto/2017.

Atendimento a várias diretorias: Diretoria Jurídica (um ano), Diretoria Estatutária/Negócios Financeiros (um ano) e Vice-Presidência Unidade de Automóvel (três anos):Assistência ao gestor em assuntos de ordem pessoal: Conciliação bancária pessoal, pagamentos de contas pessoais e a prestadora de serviço doméstico (empregada, piscina, jardinagem, manutenção dos imóveis), manutenção de veículos, suprimentos especiais outros tais como medicamentos, etc.;Assistência ao Gestor e equipe em assuntos da empresa: Atendimento telefônico, triagem e encaminhamento das ligações, solicitação e controle de serviços externos (moto boy, táxis, etc.). Solicitação e acompanhamento de viagens, reservas via Intranet, inscrições em eventos, confecção de carimbos e chaves, compra de materiais via internet, controle e autorização estacionamento VIP às visitas da área;Controle e follow up rigoroso de pendências da área e agenda compartilhada com o gestor, através do Outlook;Recebimento, triagem e encaminhamento de toda a documentação da área;Follow up dos procedimentos de pagamentos para prestadores de serviço, como honorários, despesas advocatícias e outros, alocação ao centro de custo, controle destas aprovações e encaminhamento ao setor de contas a pagar;Assessoria à área de estatística de mercado de automóvel;Tabulação e emissão de relatórios gerenciais específicos, com atualização diária, buscando dados nos sistemas COGNOS, SCO e CRM,Preparação de gráficos e apresentações para reuniões.

Assistência à assessora de comércio exterior e ao Diretor Financeiro/Assessor Jurídico em toda a rotina de uma secretária;Redação de correspondências dirigidas a diversos Ministérios e órgãos governamentais: Relações Exteriores, Desenvolvimento Indústria e Comércio Exterior, Fazenda, Meio Ambiente e INMETRO, além da CNI - Confederação Nacional da Indústria, relativos a assuntos governamentais, negociações internacionais, Portarias, testes de qualidade (selo ruído, plugues e tomadas, lixo tecnológico, manuais dos aparelhos, assistência técnica, etc.), assuntos de interesse comum aos associados (fabricantes de produtos eletroeletrônicos);Relatórios diversos relativos à área;Uso contínuo e intenso do Microsoft Outlook, para difusão de informações e convocações de reuniões para os associados (Maiores fabricantes Eletroeletrônicos).

Assistência a quatro Advogados-Sócios, e staff composto de quinze advogados e dez estagiários do setor contencioso. Sistema de atendimento integrado em “Pool”, junto a cinco Secretárias;Toda a rotina secretarial: Organização e controle de agendas e viagens; Pagamentos particulares dos diretores e outros assuntos de ordem pessoal;Formatação de todo documento no padrão da empresa (petição, cartas, memoriais).

Assistência à Gerência de Vendas e equipe de oito supervisores e sessenta vendedores;Secretarial: Organização e controle de agendas, follow-up e arquivos do departamento; Organização de evento e controle de viagem da equipe, em lançamento de coleção; Triagem dos documentos recebidos dos vendedores e envio para o setor responsável; Pedido de cartões de visita, e controle de benefícios do setor;Suporte Administrativo/Comercial: Atendimento aos lojistas e consumidores; Envio e recebimento de correspondências e material promocional para os vendedores e supervisores;Pós Vendas: Resolução de problemas com mercadoria defeituosa, consulta de faturamento e situação de clientes.

Bacharel Em Comunicação Social, Jornalismo

Técnico De Secretariado Com Srte, Legal Administrative Assistant/Secretary

Comunicação Social, Journalism

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