Ingrid Wendel Email & Phone Number

Utrecht En Omgeving, Nederland

In opdracht van de board van de Dutch International Secondary Schools verzorg ik online ondersteuning en ben ik o.a. verantwoordelijk voor de communicatie via het e-mail account. Voor deze opdracht verzorg ik ook administratieve en organisatorische zaken. Daarnaast ben ik aanwezig bij diverse meetings van de DISS organisatie en zorg ik voor de verslaglegging en aansluitend de verspreiding van het verslag. Voor de leden van het directieteam DISS ben ik het aanspreekpunt.

De Meern

PIM.info heeft mij gevraagd om de rol van office manager vorm te geven.Uitvoerend betekent dit o.a. dat ik allerlei administratieve taken verzorg en centraal aanspreekpunt ben. Daarnaast vervul ik allerlei organisatorische taken. Tegelijkertijd ontwikkel ik over deze werkzaamheden een draaiboek waardoor de informatie over processen en handelingen ook steeds beschikbaar is en daarmee eenvoudig herhaalbaar en overdraagbaar.En zoals op de website van PIM.info staat: informatie op orde, project op orde!

Vleuten

SmilingFirst regelt, plant, ontzorgt en denkt creatief mee bij verbouwen en verhuizen voor zowel de particuliere als de zakelijke markt. Wij werken als verhuisservice vanuit Utrecht en kunnen door onze centrale ligging een groot deel van Nederland makkelijk van dienst zijn. Een beeld krijgen?Een greep uit de projecten specifiek voor seniore opdrachtgevers:- Voor een familie uit Vleuten (vader en dochter) coördineerde SmilingFirst het opknappen van hun woning. Wens en noodzaak was dat het prettiger wonen werd voor allebei, met gepaste privacy en geschikt voor de mindervalide vader.- Voor een oudere mevrouw uit Vleuten organiseerde wij de volledige verhuizing naar een woon-slaapappartement in een verpleeghuis.- Voor een andere oudere dame uit Utrecht regelde SmilingFirst de verhuizing van een woonzorg centrum naar een zorgcentrum in Harmelen. De verhuizing moest vanuit veiligheid voor deze dame zeer spoedig plaatsvinden. En wat deed SmilingFirst dan zoal?- Plan maken voor uit te voeren werkzaamheden met bijbehorende planning- Oude en nieuwe locaties bezoeken om inschatting te maken van benodigde spullen- Partijen zoeken voor deze werkzaamheden en regelmatig contact houden tijdens de uitvoering om kwaliteit en planning te bewaken- Aanvullende wensen bespreken met contactpersonen en acties in gang zetten- Selectie maken van meubilair voor verhuizing naar nieuwe locatie en aanvullend ook nieuw meubilair bestellen op basis van het afgesproken budget- En last, but not least: zorgen voor een herkenbare en vertrouwde sfeer op de nieuwe locaties na de verhuizing en dus een vertrouwd gevoel voor de bewoners

Vleuten

• Complete Inrichting & Optimalisatie van Office management met bijbehorende processen • Coaching van (teams van) Office Manager(s), Secretaresse(s) en/of Receptioniste(s)• Ad Interim uitvoeren van Personal Assistant activiteiten• Overdracht kennis van Executive presence/zakelijke etiquette aan diverse doelgroepen• Image Consulting voor iedereen die een betere versie van zichzelf in de spiegel wil zien

Haarlem

In vuur en vlam door een nieuwe opdracht!In augustus startte ik met een opdracht voor 200° Fahrenheit B.V. in Haarlem. (https://200fahrenheit.nl/)200° Fahrenheit B.V. is een jonge, succesvolle organisatie met een passie voor outdoor cooking. Ze ontwikkelen mooie producten en één daarvan is The Bastard, een stoere barbecue in verschillende varianten.In mijn rol als Office Manager is het mijn opdracht om de interne organisatie te verbeteren. Het vormgeven van de nieuwe office managementfunctie valt daaronder en zodra de contouren staan, maak ik mezelf overbodig door een goede opvolgster te werven en in te werken.Juist in de fase waarin het bedrijf zich nu bevindt kan ik veel waarde toevoegen, o.a. door het aanbrengen van structuur in processen, vanuit mijn werkervaring, competenties en wat voor mij karakteristiek is: organisatietalent, zorgvuldigheid, creativiteit met de noodzakelijke degelijkheid.Een mooie nieuwe uitdaging met enthousiaste collega’s waarmee het goed werken is om samen te bouwen aan de professionalisering van 200° Fahrenheit B.V.

Amsterdam

In opdracht van Pacmed geef ik vorm, inzicht en structuur aan administratieve processen en andere officemanagement taken. Daarnaast verzorg ik het officemanagement zelf. Op basis van dit proces stel ik een draaiboek samen waarin de rol van officemanager helder wordt beschreven. Met de invulling van mijn rol krijgt het directieteam ruimte om zich op andere zaken te richten om de organisatie verder te ontwikkelen.Het vervolg van de opdracht bestaat uit het werven van een nieuwe medewerk(st)er die de rol van officemanager te zijner tijd gaat overnemen op basis van een dienstverband (in eerste instantie voor bepaalde tijd).

Utrecht

Taken/verantwoordelijkheden:• Verantwoordelijk voor de administratie en zakelijke correspondentie• Aanspreekpunt voor kandidaten i.v.m. Talentbank registratie of bij informatie• Plannen van afspraken terugkoppeling op basis van de gemaakte testen en voor de Algemene Vergadering van aandeelhouders• Customer Database Beheer van de Talentbank

Utrecht

Taken/verantwoordelijkheden:• Eindverantwoordelijk voor het Office Management • Debiteuren- en crediteurenbeheer en facturatie• Agendabeheer voor 18 Consultants (16 ZZP, 2 loondienst)• Eerste aanspreekpunt voor de klanten van Triceps• Organisatie van evenementen, waaronder Triceps community avonden, golfdag, en teamsessies• Administratieve ondersteuning: o.a. redigeren teksten, opstellen offertes voor consultants• Verzorgen van drukwerk en mailings voor klanten en consultants• Realisatie en opzetten van websites voor Triceps• Actualisatie en bijhouden van databases ten behoeve van werkprocessen• Opstellen brieven/mails t.b.v. nieuwe kandidaten, de Triceps community en Consultants• Beantwoorden interne mails en archiveren ervan• Customer Database Beheer van Triceps Behaalde Successen & Resultaten:• Reductie backoffice van 5 fte naar 0,8 fte door herstructureren en optimaliseren processen• Totale verzuimbegeleiding van Triceps medewerkers (administratie Wet Poortwachter, casemanager en voeren van verzuimgesprekken)• Succesvolle organisatie & begeleiding van twee grote verhuizingen (15 fte)

Nieuwegein

Taken/Verantwoordelijkheden• Directe aansturing van team van Secretaresses en Telefonistes (14 fte)• Opzetten van een compleet nieuw secretariaat (4 personen) met Office Management• Huisvestingsmanagement voor 100 fte, inclusief organisatie & begeleiding verhuizing• Managen & aanspreekpunt van deels uitbestede catering, schoonmaak, beveiliging, receptie en onderhoudswerkzaamheden aan het pand• Onderhouden contacten & contracten met leveranciers (kantoorartikelen, relatiegeschenken, drukkerij, bloemisterij) en het doen van bestellingen bij de leveranciers.• Organiseren & voorzitten teamoverleg• Organiseren & voorzitten redactievergadering voor bladen voor medewerkers en klantenPersonal Assistant van Algemeen Directeur Ordina NederlandTaken/Verantwoordelijkheden• Eerste aanspreekpunt voor directeur & zijn relaties/belanghebbenden• Agendamanagement directieleden• Filteren diverse communicatiemiddelen Directie en waar nodig zelf afhandelen• Vergaderingen voorbereiden, organiseren en notuleren• Organiseren van evenementen voor medewerkers en management (zakelijke bijeenkomsten (o.a. jaarlijkse golfdag), borrels, kerstfeest, attenties voor medewerkers etc.)Behaalde Successen & Resultaten:• Realisatie besparing van 40% op totale abonnementskosten• Succesvol plannen & begeleiden van verhuizing van 100 fte naar nieuw kantoor• Projectleider veranderingstraject servicebeleving, functie indeling & samenwerking Frontoffice hoofdkantoor Ordina• Verhogen van serviceniveau vanuit de bestaande bezetting. Hierdoor waren medewerkers in staat bezoekers een echt warm welkom te geven in hun nieuwe rol als gastvrouw en telefoniste• Het vanuit losse medewerkers creëren van één groot super team, waarin alle medewerksters vertrouwen hadden en dit ook uitstraalden naar de rest van de organisatie. NB. Voor bovengenoemde activiteiten heeft het team van gastvrouwen/telefonistes 2 jaar na de implementatie een medewerkers award gewonnen

Aalsmeer

Taken/verantwoordelijkheden:• Opzetten van het gehele secretariaat vanaf de basis• Secretariële werkzaamheden waaronder agendabeheer directie, plannen meetings, ondersteuning directie bij planning werk, voeren contacten met andere afdelingen, archief, sparren met directie• Uitvoerende taken als lid van het management team zoals het voorbereiden van de meetings en het bewaken van de actiepunten• Opstellen van verslagen van management meetings• Voeren van complete Office Management administratie• Bewaken van processen

Utrecht

Taken/verantwoordelijkheden:• Eerste aanspreekpunt voor Directeur & zijn relaties• Uiteenlopende zelfstandige secretariële werkzaamheden• Actief in allerlei extra taken zoals redactielid personeelsblad, betrokken bij organisatie jaarlijks congres, lid van de OR, verantwoordelijk voor digitaal handboek

Utrecht

Directiesecretaresse van tweehoofdige Directie.

Utrecht

Verantwoordelijk voor de receptie.