Jacqueline Groothuis Email & Phone Number

Rijswijk

Als Secretaresse Bestuursondersteuning ben ik verantwoordelijk voor alle dagelijkse secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van een bestuur van een pensioenfonds. Ik ben iemand die verschil wil maken. Ik heb verantwoordelijkheidsgevoel, ben discreet, klantgericht en pak door. Deze functie vereist HBO (directiesecretaresse) werk- en denkniveau, goede beheersing van de Nederlandse taal en kennis en ervaring met MS office (Outlook, Word en Excel). Deze afwisselende en uitdagende functie heeft een breed takenpakket, zoals:- (Complex) agendabeheer; - Postbehandeling; - Correspondentie en e-mailverkeer; - Voorbereiden van vergaderingen en stukken hiervoor verzamelen, notuleren, archiveren en follow-up in de gaten houden; - Telefoonbeantwoording; - Samenwerken met collega´s en vervanging bij elkaars afwezigheid; - En alle andere dingen die op mijn pad komen.

Den Haag

Mijn taken/ verantwoordelijkheden waren:- Intern en extern eerste aanspreekpunt voor ledenzaken en verschillende ledenbijeenkomsten organiseren (bijvoorbeeld de organisatie en logistiek van de Algemene Ledenvergadering).- Verantwoordelijk voor de organisatie en logistiek van alle belangrijke bijeenkomsten voor de vereniging.- Ik hield zelfstandig de ontwikkelingen bij in de Tweede Kamer en koppelde deze, indien relevant, terug aan de directie.- Actiepuntenlijst maken van intern wekelijks overleg.- Alle mutaties in het ledenbestand liepen via mij. Ik muteerde of stuurde een andere ondersteuner aan.- Zelfstandig mailingen naar leden verzenden. Ook werden via mij brieven en mailingen geredigeerd en doorgestuurd.- Lidmaatschappen: aanmeldingen en opzeggingen liepen via mij. Ik handelde deze zelfstandig af of regelde een overleg met de directeur over vervolgactie. Ik bewaakte het tijdspad van de vervolgactie.- Intern iedereen op de hoogte houden van eventuele wijzigingen inzake lidmaatschappen.- Vraagbaak over verschillende soorten lidmaatschappen intern en extern.- Afspraken maken met leden voor bezoek van de directeur en agendabeheer.- Alle vragen van leden inzake lidmaatschap, ledenvoordeel, ledenbijeenkomsten kwamen bij mij binnen. Ik handelde deze af of indien nodig verwees ik naar de directeur of een adviseur.- Zelfstandig verzorging eenmaal per jaar van een mailing aan alle leden i.v.m. controle van gegevens en de jaarlijkse contributienota. Ik stuurde hierbij de afdeling F&C aan.- De mailboxen bijhouden van collega´s (indien gewenst).- Gasten ontvangen op kantoor en tijdens bijeenkomsten.

Den Haag

Drie dagen per week afdelingssecretaresse en één dag per week directiesecretaresse