Als frontoffice service medewerkster heb ik een divers takenpakket. Binnen deze afwisselende functie ben ik verantwoordelijk voor service- en facilitaire taken binnen de organisatie. En ben ik het visitekaartje van het bedrijf. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:- Het beantwoorden en filteren van de telefoon. De storingsmeldingen beoordelen in prioriteit.- Het efficiënt inplannen van onderhoud en storingen bij de klanten.- Werkbonnen opstellen aan de hand van binnengekomen inkooporders.- Projecten administratief verwerken; Materiaal bestellen, orderverwerking en facturatie.- Offerte en onderhoudscontract aanvragen verwerken, opstellen en nabellen.- Nauw contact behouden met klanten, leveranciers en het terugkoppelen van (lever)data.- Postverwerking. Brieven en pakketten versturen en ontvangen.- Het administratief systeem (Syntess) up to date houden (adreswijziging, prijzen, artikelen etc.)- Tevens ben ik verantwoordelijk voor de faciliteiten binnen het bedrijf, zoals schoonmaak, office supplies, en de uitstraling van het pand.

In deze functie ondersteun ik de directie op gebied van sales, agendabeheer, bijhouden mailverkeer, contractbeheer, financiele administratie en overige administratieve zaken. Tevens zorg ik voor de urenregistratie, bijhouden van het personeelsoverzicht personeelsmutaties, arbeidscontracten, etc.Daarnaast ondersteun ik het salesteam met het maken van offertes, bijhouden van mailbox, de facturatie en planning. Ik ben het eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties.

In deze functie ondersteun ik de capaciteitsmanager bij het opstellen en bijhouden van de in- en uitleencontracten van personeel en de daarbij komende werkzaamheden zoals vastleggen financiële verplichtingen, controle urenregistratie, facturatie, bijhouden van het personeelsoverzicht en interne communicatie omtrent personeelsmutaties.Daarnaast ondersteun ik het management bij het plannen van vergaderingen, notuleren, rapporteren, agendabeheer, contractbeheer en dossiervorming. Ik ben het eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties.

Verantwoordelijk voor het organiseren van congressen, bijeenkomsten, workshops en cursussen voor werkgevers en werknemersorganisaties. De werkzaamheden hiervoor bestaan uit het bedenken van onderwerpen en daarbij passende sprekers boeken, beoordelen inhoud en opmaak van presentaties, ontwikkelen cursusmappen, zoeken naar geschikte/bijzondere locaties, draaiboek maken, verzorgen van uitnodigingen, aanmeldingen en mutaties bijhouden, deelnemers evaluaties verwerken en evaluatie rapport maken. Naast deze werkzaamheden verricht ik ook de volgende werkzaamheden:• optimalisatie en beheer afdelingsbudget • projectadministratie voor projecten o.a. met ESF subsidie• coördinatie verhuizing foldermagazijn• opzetten geautomatiseerd bestelproces vanuit de webshop• coördinatie bestellingen drukwerk en voorraadbeheer • opzetten geautomatiseerde evaluatie voor gebruikers tevredenheid bestellingen• opzetten administratie, huisstijlboek en procesbeschrijving voor een nieuwe stichting• diverse secretariële werkzaamheden, waaronder notuleren, agendabeheer, etc.

Cursisten administratie, coördinatie trainingsprogramma's waaronder trainingen in het buitenland.