Sofia Kiseleva Email & Phone Number

Лек, Гронинген, Голландия

Friesland, Netherlands

- Assisteren van de site-manager en project manager bij de dagelijkse werkzaamheden;- Het helpen van de document controller en arbopersoneel met hun werk;- Documenten gestructureerd ordenen en onderhouden;- Onderhoud projectdocumenten en -procedures voor gemakkelijke toegang, referentie en gebruik (SharePoint);- Samenwerking met aannemers die op de site werken;- Bewaken van de naleving van de documentatievereisten voor het uitgeven van een pas voor de site (Bouwpas systeem);- Notuleren en organiseren van vergaderingen (in Engels);-Opstellen en onderhouden van diverse rapportages voor hetmanagement;- Voorziening van het kantoor met al het nodige;- Het boeken van hotels en trainingen;

-Reisondersteuning (hotelboeking, transferarrangement, routecoördinatie voor delegaties uit EU-landen);-Registratie van buitenlandse staatsburgers bij de federale migratiedienst. Primaire verwerking en verificatie van documenten van buitenlandse burgers, raadpleging over migratieregistratie (visa, overeenstemming van documentatie met de vermelde doeleinden van het bezoek, enz.);-Opstellen en verspreiden van notulen van vergaderingen; Werk als vertaler (Engels-Russische talen);-Het vestigingskantoor voorzien van schrijfbehoeften en huishoudelijke artikelen.

• Contactpersoon voor collega’s, opdrachtgevers en zakenpartners;• Agendabeheer (zakelijk en privé);• Organiseren van travelplans (vluchten, auto’s, hotels);• Overzicht houden op alle projecten;• Ondersteuning van Algemeen Directeur en Management Team;• Allerhande bijkomende taken.

• Volledige HR-administratie;• Payroll (voor meer dan 250 medewerkers);• Interactie met overheidsinstanties.

-Voorbereid van vergaderingen van internationale delegaties;-Organisatie van presentaties;-Afdelingsgegevens bijhouden.