Management assistent

On sabbatical met aansluitend zwangerschapsverlof vanaf 21-09-13

• Verlenen van directe secretariële, administratieve en organiserende ondersteuning aan de regio/vestigingsmanager, indirect aan de gehele operatie;• Verwerken van de binnenkomende (vertrouwelijke) post en e-mails alsmede het registreren en distribueren hiervan;• Het zelfstandig afhandelen van de uitgaande correspondentie;• Zorgdragen van de uitwerking van uiteenlopende (vertrouwelijke) stukken (brieven, notities, voorstellen, presentaties, verslagen, rapporten, overige stukken) en redigeren aan de hand van concepten of globale aantekeningen, ook in moderne talen.• Beheren van de agenda, maken van in -en externe afspraken;• Ontvangen van telefoon, beoordeling van urgentie en verzorgen van de afhandeling. • Ontvangen van bezoekers en verrichten van diverse representatieve taken.• Voorbereiden van vergaderingen (uitnodigen, reserveren van ruimten, verzamelen van materialen en stukken, agenda e.d.). Notuleren, uitwerken van verslagen en zorgdragen voor de distributie;• Archiveren van uiteenlopende stukken. Inrichten en beheren van het archief;• Organiseren van evenementen, lunches en diners e.d.;• Relatiebeheerbestanden bijhouden, presentaties maken voor in- en externe situaties.

• Het geven van administratieve ondersteuning op de afdeling en het verwerken en invoeren van toegeleverde financiële- en/of administratieve gegevens in de automatische gegevensverwerking;• Verwerken en registreren van gegevens volgens strikte regels en procedures in een geautomatiseerd bedrijfsinformatiesysteem;• Naast vaste taakopdrachten worden er werkzaamheden op basis van concrete opdrachten uitgevoerd.;• Verzamelen en invoeren van geautoriseerde documenten en gegevens;• Verwerken/invoeren van transacties in bestanden op basis van gecodeerde gegevens, zoals b.v. rekeningen, materiaalbonnen, ziekteverzuimregistratie, specifieke documenten;• Beheren en actualiseren van gegevensbestanden op basis van mutatieformulier(en) na controle op de juistheid van de vermelde gegevens;• Maandelijks overzichten opstellen van de gegevens en het verloop daarvan analyseren;• Agendabeheer;• Verzorgen van betaalopdrachten na controle op eerdere betalingen;• Vervaardigen van overzichten;• (Laten) archiveren van documenten;• Het aansturen van een aantal administratieve medewerkers;• Verantwoordelijk voor een economische en efficiënte manier van werken met inachtneming van geldende voorschriften en kwaliteitsborging.

• Redigeren van teksten;• Telefoonverkeer;• Agendabeheer;• Postdistributie;• Organiseren en coördineren van workshops en cursussen;• Het uitwerken van concepten;• Het organiseren en notuleren van (werk)vergaderingen;• Archiveren;• Het opmaken van offertes;• Het zelfstandig opstellen van correspondentie;• Inkomende- en uitgaande facturen verwerken;• Uren- en ziekteregistratie verwerken;• Kopieerwerkzaamheden;

Tijdens het volgen van mijn secretaresse opleiding heb ik bij de Technische Universiteit Delft sectie Bouwkunde mijn stage gelopen. Dit betrof een BBL opleiding wat inhoudt dat er 4 dagen gewerkt wordt en 1 dag in de week naar school wordt gegaan. Onder begeleiding van deskundige professionals binnen het secretariële vakgebied heb ik de basis vaardigheden van het vak geleerd.Onderstaand een opsomming van mijn dagelijkse werkzaamheden toendertijd.• Het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe klanten;• Postdistributie;• Het uitwerken van concepten;• Het maken van afspraken;• Agendabeheer;• Het boeken van reizen(nationaal en internationaal);• Het bestellen en bijhouden van kantoorartikelen;• Het bestellen van visitekaartjes;• Archiveren;• Kopiëren;• Notuleren en organiseren van vergaderingen;• Boeken van lunches;• Ziekte, herstel- en verlofregistratie.